طريقة كتابة للمؤسسات الحكومية 2025، في بعض الأحيان يحتاج العديد من الأشخاص إلى كتابة محددة، حول مسألة مثل أو من أجل الحصول على الموافقة على طلب معين، أو لتلبية حاجة وكذلك للتقدم لوظيفة تم الإعلان عنها، وفي في هذه الحالات، يجب على الشخص المطلوب منه الخطاب الامتثال بشكل محدد، ونموذج محدد لكتابة هذا الخطاب، ومن المعروف أن هذه الأنواع من الرسائل رسمية إلى حد كبير وتتطلب مواصفات محددة.
كيفية كتابة خطاب رسمي
عند مطالبتنا بكتابة خطاب رسمي، يجب الالتزام ببعض القواعد والعبارات المعروفة داخل الدوائر الحكومية، ويمكننا عرضها في النقاط التالية:
كيف تكتب خطاب
- وبشكل عام نبدأ بالسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
- في نهاية الفقرة، يذكر اسم الشخص أو الهيئة الحكومية التي يوجه إليها الخطاب.
- ثم نبدأ في كتابة موضوع الخطاب.
- نلتزم بجعل محتواها جادًا ودقيقًا، وذلك بجعله قدر المستطاع مبنيًا على الإيجاز والوضوح، حتى يتمكن القارئ من فهم المقصود بكلمة بسهولة.
- يجب تقسيمها إلى نقاط إذا كانت تحتوي على عدة مطالب أو عدة عناصر.
- عنوان الشخص أو المستلم مكتوب بالتفصيل، حتى يتم استلام الخطاب بشكل صحيح.
- في الختام نكتب لكم تحية طيبة ونشكركم جزيل الشكر للجهة التي تم ارسال الخطاب اليها وفي اسفلها نذكر عبارة (ارسل اليك …) ونتأكد من وضع التوقيعات و الأختام المطلوبة للقبول.
كتابة الخطاب الرسمي بالخطوات
عندما تريد كتابة خطاب رسمي، يجب عليك الالتزام بعدة خطوات بسيطة، على النحو التالي:
- عند البدء في كتابة خطاب رسمي، قم بتوضيح كل المصطلحات الغامضة وغير المفهومة المكتوبة في الرسالة.
- من أجل أن يفهم المستلم المقصود الرسالة ويكون قادرًا على تنفيذها.
- يجب على كاتب الخطاب أن يعتمد على مضمون كتاباته على عامل الإقناع، فهو من أهم العوامل التي يجب تلبيتها.
- إذا توفر هذا العامل، فهذا يسرع من تنفيذ المطلوب منه.
- يجب الحرص على ترك مسافة بين كل كلمة في هذا الخطاب.
- إذا كانت الكتابة بخط اليد، فيجب توضيح كل كلمة وحرف مكتوب، بحيث يسهل فهمه.
اكتب التحية في الرسالة
- التحية أهم عنصر يجب كتابته في بداية الخطاب.
- المقدمة هي ترحيب الكيان المتلقي.
- من الضروري ترك مسافة بين سطر ونصف إلى سطرين بين العنوان وهذه التحية.
- يجب أن تكون كلمات التحية جمل بسيطة ومعبرة.
- هناك العديد من العبارات والكلمات اللطيفة التي تعبر عن التقدير والتحية لأي فرد، وتناسب أي خطيب، سواء كانت موجهة من جهة حكومية أو شخص معين.
يمكنك مشاهدة ما يلي:
ما يؤخذ بالاعتبار كتابيًا للجهة الحكومية
هناك بعض الأمور التي يجب مراعاتها عند كتابة الخطابات الرسمية، ومن أبرزها ما يلي:
- يجب مراعاة مصداقية الخطاب والمعلومات المقدمة فيه.
- الابتعاد قدر الإمكان عن التعبيرات الجمالية وفضائل الإبداع، وقول أبيات شعرية وعدم الانحراف عن التريند، وتناول مواضيع أخرى.
- من الضروري مراعاة الإيجاز في الكلام مع الشرح وإيصال ما هو مطلوب بشكل جيد، وهذه من أهم سمات الكتابة الرسمية.
- اترك أسلوبًا عاطفيًا وشخصيًا، واكتب جيدًا وكن جادًا بشأن طلبات الكلام.
- لا بد من مراعاة تقسيم المواضيع بداخلها، وذكر الفكرة الثانية بعد الأولى مباشرة وعدم تكرار الخطاب.
- يجب الرد على الرد على الرسالة بالتسلسل، أي أن الرد على كل نقطة مذكورة فيه يتم بشكل منفصل.
- ويفضل قبل الشروع في كتابتها أن يكون الكاتب على علم ببعض المعلومات عن موضوع الخطاب، وهذا يساعد في قبوله وقراءته بشكل أسهل والاستجابة له بسرعة.
- كما أنه يفضل أن يكون على علم بالغرض من كتابة الخطاب، حتى يقنع القارئ بما تريد.
كيف تكتب خاتمة الخطاب
- الخاتمة من أهم نقاط الخطاب التي يجب أن تكون حاضرة فيه ولا تصلح بدونها.
- كتابة الخاتمة قرابة سطرين بعد انتهاء محتواها.
- يجب أن تحتوي على بعض عبارات الامتنان، والتي تعبر عن الامتنان للجهة الحكومية أو الاهتمام الذي تم إرسال الخطاب إليه حتى يتم قبوله.
- إن ذكر كلمات الامتنان يخبر الشخص القارئ أن الرسائل ستنتهي من طلبه أو من غرضه في الرسالة.
- ومن الأمثلة على ذلك عبارة (شكرا جزيلا وتقديرا)، فهي من أشهر عبارات الامتنان التي تستخدم في مثل هذه الخطب.
متخصصون في كتابة الخطاب
تحتاج هذه الرسائل الرسمية إلى كتاب متخصصين ومهرة في كتابتها، وهناك أشخاص يمتلكون قدرة عالية على كتابتها بشكل صحيح وسريع، لأنهم يمارسون الكتابة بشكل يومي ومتكرر، وأول هؤلاء المتخصصين هم محامون وقضاة، هم أسرع من غيرهم في الارتجال وكتابة هذه الحروف بطريقة مميزة وهم الذين يضعون الصيغة والشكل العام الذي يكون فيه الكلام بجميع أنواعه.
أنواع الخطابات الرسمية
يجب أن ندرك أن هذه الرسائل مختلفة ومتعددة ويمكن تلخيصها على النحو التالي:
- خطاب رسمي موجه من جهة حكومية إلى شخص معين للتحذير من شيء ما أو للإبلاغ عن شيء ما.
- التوجيه من جهة رسمية إلى جهة رسمية أخرى، لتنفيذ طلب محدد وكذلك للسماح بإصدار أمر معين.
- وكذلك الخطاب الذي يوجهه شخص إلى جهة حكومية، تكون تابعة لها أو لموظفها.
- هناك العديد من التنسيقات لكل نوع من هذه الأنواع.
أشكال الخطابات الرسمية
من الضروري أولاً معرفة نوع الخطاب الموجه إلى جهة حكومية أخرى، أو لشخص معين، من أجل تحديد الشكل المناسب والصحيح للكلام، وتحديد الشكل المناسب له.
- الرسالة مكتوبة بورق أصفر أو أبيض عادي، ولا توجد رسومات أو نقوش، ويجب ألا تحتوي على أي شعارات من أي جانب، أو وجود أشكال أخرى.
- يفضل إذا كانت الكتابة على الموساد، وأن تكون في Word، وأن تستخدم خط arial وحجم 16، أما إذا كانت بخط اليد، فيفضل أن تكون باللون الأزرق بحيث يكون أصل الكتابة بين الأصل وصورته بعد ذلك.
- يجب أن تكون المسافة بين السطور في منتصف المسافة.
- ويفضل كتابة الخطاب في وسط الورقة وعدم وضع أي سطور أو دوائر أو ما شابه ذلك.
أهمية كتابة خطاب
- تعتبر الرسائل الرسمية من أفضل وسائل الاتصال بين الجهات الرسمية والجهات الحكومية، وكذلك بين الأشخاص وهذه الجهات.
- يعمل على توفير الوقت والجهد والاستفادة من المسافة التي يستغرقها إلقاء الخطب والكلام بين جميع هذه الأطراف وبعضها.
- يمكن الاحتفاظ بها كواحدة من أهم الوثائق العامة والقانونية المشار إليها، عند الحاجة إلى رفض أو إثبات كلمات معينة.
- تعتبر طريقة سريعة تستخدمها جميع البلدان للإعلان عن موضوع أو الإبلاغ عن مشكلة معينة.
- يمكن استخدام الرسائل الرسمية في القضايا الاجتماعية أو السياسية.
- الخطاب التجاري هو أهم أنواع الخطابات الرسمية المستخدمة اليوم.
- لا يقتصر استخدامه على موضوع معين، بل يتم استخدامه في العديد من الموضوعات المهمة جدًا للجهات الرسمية.
في النهاية تعرفنا سويًا على طريقة كتابة خطاب رسمي للمؤسسات الحكومية، وكافة المعلومات عنها وكيفية كتابتها، وأهميتها للدول والحكومات والشعوب، والفائدة التي تعود عليهم من استخدامها، بالإضافة إلى التعرف على خطواتها ومحتواها، وذلك لتجنب الوقوع في الأخطاء، خاصة في طريقة كتابة الخطاب، مما يعكس انطباع القارئ سواء كان إيجابياً أم سلبياً.