نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية

نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية، هناك العديد من أشكال الرسائل الرسمية التي يتم إرسالها إلى جهة حكومية رسمية، وسوف نقدم لك أحد هذه النماذج على النحو التالي:

تاريخ/

السيد رئيس القسم / المدير، تحياتي وبعده.

نطلب منكم تقديم المساعدة في إيجاد الملف الإداري الخاص بموضوع الرسالة والذي يحمل الرقم التالي / ……. وذلك للمساعدة في انجاز المهام الوظيفية ضمن العمل، وسيعاد الملف الاداري من جديد، مع جزيل الشكر والاحترام لكم.

اسم الموظف/…..

التوقيع/…..

أنواع الخطابات الرسمية

هناك نوعان من الرسائل الرسمية:

• خطاب عمل

هو الحرف الذي يختص بكل الأمور والشؤون التجارية، وأهم ما يميز هذا الحرف أنه يحتوي على ما يسمى الترويسة وهي طريقة يتم من خلالها تسجيل جميع البيانات والمعلومات المتعلقة بالمؤسسة، وهي الاسم والعنوان ونوع التجارة ورقم السجل التجاري. بالإضافة إلى بعض معلومات التواصل الاجتماعي مثل صندوق البريد وأرقام هواتف المؤسسة وموقعها الرسمي وأخيراً شعار المؤسسة.

• خطاب رسمي

يرتبط هذا النوع من الرسائل بالجوانب الوظيفية، سواء كانت عروض أو قرارات إدارية أو تعليمات عامة.

انظر أيضًا: نموذج إلكتروني رسمي لشركة

كيفية كتابة خطاب رسمي إلى جهة حكومية

كما ذكرنا سابقاً أن الخطب الرسمية لها طريقة معينة يجب اتباعها، وقد تختلف صيغة معينة عن بعضها قليلاً، لكن هناك بعض العناصر التي يجب أن تكون موجودة في الخطاب الرسمي حتى لا تفقد شكلها. وكما أوضحنا سابقاً أن هذه الرسالة يجب أن تكون مكتوبة من قبل أشخاص متخصصين من ذوي الخبرة ولكن بالمثل سوف نشرح لكم كيفية كتابة خطاب رسمي إلى جهة حكومية بحيث يتم قبوله دون أي اعتراض أو تأخير، وبالتالي فإن يجب الالتزام بما يلي:

• أولاً، يجب تحديد الإطار الصحيح لشكل الخطاب، بمعنى أنه يجب تحديد ما إذا كانت هذه الرسالة موجهة من جهة رسمية إلى جهة رسمية أخرى، أو من قبل شخص يعمل في أحد القطاعات أو المؤسسات إلى ذلك المسؤول الجهة التي يعمل بها، أو من فرد ينتفع بإحدى الخدمات التي تقدمها تلك المؤسسة الرسمية.
• يجب اتباع بعض القواعد عند كتابة خطاب رسمي وهي كالتالي على سبيل المثال لا الحصر: –
• يجب استخدام الورق الأبيض للكتابة أو الورق الأصفر العادي الذي لا يحتوي على أي نقوش أو شعارات للسلطة أو المؤسسة الرسمية التي سيتم إرسال الخطاب إليها، مع عدم وجود أشكال أو رسومات موجودة داخل الرسالة.
• يجب كتابة الصيغة المستخدمة في الخطاب من خلال برنامج Word، مع مراعاة أن حجم الخط هو 16. في حال اضطر الشخص إلى كتابة النموذج الرسمي يدويًا، نظرًا لعدم توفر هذا البرنامج المذكور أعلاه، يجب عليه استخدم قلم أزرق للكتابة، بحيث يميز بين النسخة الأصلية من النموذج وصورته.
• يجب أن تكون المسافة بين سطر واحد والخط الآخر متساوية.
• يجب أن تكون الكتابة في منتصف الورقة بدون أي إطارات أو رسومات أو أشكال
• يتم الالتزام بالصيغة، وهي أن تبدأ بالسلام والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته، ثم يتبعها في السطر اسم الشخص الموجه إليه الخطاب.، مع كتابة صفة الشخص سواء كان المدير أو الرئيس أو غيره. فاكتب محتوى الخطاب.
• في هذه المرحلة يجب الالتزام بقواعد البلاغة التي يجب فيها الالتزام بالدقة في اختيار العبارات التي توضح الغرض من الخطاب، على الرغم من أن الخطاب يجب أن يكون مفصلاً، ولكن مع مراعاة عدم إطالة الجمل.
• وفي النهاية، يحب أن يضع خاتمة تحتوي على تحية وشكر، وفي السطر التالي على اليمين، يُكتب لك المرسل، ويتم وضع التوقيع والختم.

ً: نموذج رسالة رسمية إلى الديوان الملكي

الشكل العام للخطاب الرسمي

سنقدم لكم أدناه عينة من الرسائل الرسمية التي تحتوي على جميع الجوانب التي شرحناها لكم سابقاً، وهي كالتالي: –

والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته بعد….

إلى السيد …….

بعد التحية

بناءً على الطلب المرفق بهذه الرسالة، نطلب منك قبول طلب تأجيل الاجتماع المقرر، نظرًا لتوافر العديد من الأسباب، وهي كالتالي / …….

مع امكانية ارسال موعد اخر للاجتماع اذا امكن للمصادقة عليه بدلا من الموعد الذي تم تأجيله

شكرا جزيلا لك الاحترام والتقدير

ارسلت اليك ….

التوقيع أو الختم

تاريخ اليوم / الشهر / السنة.

نصائح مهمة يجب وضعها في الاعتبار عند كتابة خطاب رسمي

هناك العديد من النصائح التي يجب اتباعها عند كتابة خطاب رسمي والتي سنشرحها لك في هذا المقال على النحو التالي: –

• يجب الحرص على اختيار كلمات ومعاني دقيقة وواضحة أثناء الكتابة.
• يجب استخدام العبارات الدلالية التي توضح الغرض من الخطاب دون مبالغة.
• يجب توخي الحذر عند اختيار الجمل من أجل التحقيق في مصداقية المعلومات والمصداقية حول الموضوع.
• يجب الاهتمام بتوضيح الأفكار وترتيبها.
• يجب اتباع الإيجاز الذي لا يؤثر على المعنى
• يجب أن يكون الخطاب مقنعًا وبعيدًا عن التعبير عن المشاعر والعواطف
• في حال كانت هذه الرسالة عبارة عن رد على حرف سابق آخر، في هذه الحالة عن طريق كتابة رقم هذه الرسالة وتاريخ إرسالها ومحتواها باختصار
• في حال كانت الرسالة عبارة عن رد على خطاب رسمي سابق آخر يتضمن العديد من الأفكار المتسلسلة، يجب أن يكون الرد من خلال خطاب رسمي يحتوي على نفس الأفكار وفقًا لنفس التسلسل المذكور في الحرف الأول المرس

• أهمية الخطاب الرسمي

للخطاب الرسمي فوائد وأهمية عديدة سنشرحها لكم بالتفصيل كالآتي: –

• وهي من أهم الوسائل التي تهدف إلى التواصل بين الهيئات أو المؤسسات وبعضها، أو بين أحد الأفراد العاملين في المؤسسة أو أحد القطاعات وتلك الجهة الرسمية.
• الخطاب الرسمي له أهمية كبيرة على المستوى الوظيفي
• الخطاب الرسمي يقرّب المسافات ويوفر الوقت والجهد
• تعتبر من الوثائق المؤرشفة أو تعتبر وثيقة رسمية يمكن الرجوع إليها والاعتماد عليها في أي وقت
• تعتبر من الوسائل الموثوقة في الإعلان عن أحد الأمور المهمة المتعلقة بالمجال الوظيفي أو المجال المهني أو الأمور الأخرى المتعلقة بحياتنا.
• الخطاب الرسمي هو الوسيلة الوحيدة المؤكدة للاتصال بين الأشخاص أو الهيئات أو المؤسسات على حد سواء.