ما الفرق بين التقرير والتقرير، هذا ما سنتطرق إليه في السطور التالية لأنهما متشابهان، لكننا سنبرز في هذا المقال أوجه الشبه والاختلاف بينهما. تابع معنا الإجابة التي لن تحصل عليها بالتفصيل إلا في موسوعة.
ما الفرق بين الدقائق والتقرير
وسنذكر الفروق والاختلافات بينهما في سطور هذه الفقرة ولكن من خلال النقاط التالية
مفهوم التقرير
- التقرير ليس الا وسيلة تعتمد على الاخبار فقط.
- يتم تقديم التقارير من خلال الموظفين إلى رؤسائهم، لإطلاعهم على العمل وتفاصيله.
- يتم عرض الموضوعات الواردة في التقرير بالتسلسل للوصول إلى حل لمشكلة ما.
- يجب أن يتضمن التقرير عرضًا تقديميًا للاقتراحات والتوصيات البعيدة عن التحيزات الشخصية لمؤلف التقرير.
- يجب أن يكون التقرير بشرح طريقة بسيطة ومنهجية.
- يمكن أن يكون التقرير شفويًا أو مكتوبًا.
- التقرير أكثر عمومية وشمولية من السجل.
- التقرير ذو طبيعة فنية.
- يناقش القضايا الفنية.
- يمكن لضابط الشرطة القضائية أو أي شخص آخر كتابة التقارير.
مفهوم التسجيل
- لا يجوز كتابة المحضر إلا من قبل ضابط الشرطة فقط.
- السجل ذو طبيعة رسمية.
- يشترط المحضر أن يكون التقرير مكتوباً فقط، ويقتصر فقط على القضايا التي تدخل في نطاق الجريمة لإثبات وقائعها وما يتضمنه من أدلة يجب كتابتها.
- الدقائق هي وسيلة رسمية جودتها الأساسية هي الدليل، في حين أن التقرير هو مجرد خبر لشيء ما.
- المحاضر مبنية على شروط معينة يجب توافرها، على عكس التقرير الذي لا يلتزم بشروط معينة.
عناصر التسجيل
- يتكون التحضير من ثلاثة مكونات رئيسية، بما في ذلك
- المقدمة وهي أول عنصر في السجل يذكر فيه الزمان والتاريخ والمكان والغرض منه.
- نص المحضر حيث يتم كتابة أسماء الحضور في المحضر، بجانب الموضوعات والمعلومات بشرح طريقة منظمة وسلسة.
- خاتمة المحضر ويدون فيها وقت وتاريخ انتهاء التقرير وتوقيع اسم المحرر الذي كتبه وتوقيع الحاضرين.
خطوات تحضير المحضر
- يلعب الرئيس دور إعداد القضايا التي ستطرح في المحضر.
- البيانات المطلوب عرضها موضحة في المقدمة.
- كتابة كل ما هو جديد لمناقشته وتغطية كافة الأمور التي لم يرد ذكرها في جدول الأعمال المقرر.
- ضع عنوانًا مناسبًا للموضوعات التي تمت مناقشتها.
- تتخذ القرارات حتى يتم التصويت عليها وفرز الأصوات.
- من الضروري مراعاة الوقت واختصار جميع المناقشات الطويلة.
- خاتمة قصيرة تنهي السجل.
المراحل التي يمر بها التقرير
هناك عدة مراحل يجب أن يمر بها التقرير حتى يصل إلى شكله النهائي. من بين هذه المراحل ما يلي
- في البداية يعمل كاتب التقرير على صياغة الموضوع وهذه أهم خطوة في كتابة التقرير.
- إذا لم تكن هذه الخطوة موجودة، فلن ينجح التقرير.
- ثم تأتي مرحلة توسيع الموضوع النظري من خلال القراءة بعناية أكبر حول الموضوع المراد كتابته في التقرير.
- بعد ذلك يتم ذكر كل ما يتعلق بمكان البحث ووقت كتابة التقرير، بالإضافة إلى كتابة الأساليب المستخدمة.
- كمرحلة ما قبل النهائية لكتابة التقرير، يجب إجراء زيارة ميدانية لتدوين الملاحظات والانطباعات الشخصية في التقرير.
- يتخذ كاتب التقرير أخيرًا كل خطوة من الخطوات المذكورة أعلاه أثناء العمل على اتساق الأفكار وربطها بشرح طريقة منظمة.
تقرير الفوائد
- الوصول إلى الهدف المنشود.
- التخطيط للرؤى المستقبلية.
- توليد أفكار جديدة والعمل على تطويرها.
- سجل الملاحظات للرجوع اليها عند الضرورة.
- قم بتدوين العقبات التي ربما واجهها كاتب التقرير أثناء مرحلة جمع المعلومات.
- العمل على تحقيق الأهداف مما يزيد من الشعور بالثقة بالنفس.
- التقرير بمثابة سلاح رقابي فعال لبيئة العمل والأحداث التي تجري فيها.
- يعتبر التقرير من أهم مصادر المعلومات.
- يعطي فكرة عن كل ما هو جديد يحدث في بيئة العمل.
- يسهل عملية التقارب بين وجهتي نظر الإدارات المختلفة.
- يعمل على إثبات قانوني.
- يساهم في انجاز العمل.
- يوفر الوقت والجهد.
- تعرف على إيجابيات وسلبيات العمل على تحقيق أقصى استفادة منها في المستقبل.
الإبلاغ عن أهداف الكتابة
- يساعد التقرير في توفير البيانات والحقائق.
- يحلل التقرير الظواهر المستمرة.
- يساهم التقرير بشكل مباشر في تقديم حلول للمشاكل الموجودة بالفعل.
- يعمل على رفع كفاءة العاملين في المؤسسات.
- يوجه المسؤولين لاتخاذ جميع الإجراءات.
- يعمل التقرير على توفير معلومات للرجوع إليها.
- الكشف عن نقاط القوة والضعف.
- تحفيز سلوك الآخرين من خلال توافر عنصر الإقناع.
- التسجيل والتوثيق.
- قدم جميع الردود على الأسئلة.
- توليد أفكار جديدة ومتقدمة.
- ة الأفكار الجديدة التي ترفع من مستوى الكفاءة في العمل.
- العمل على التنسيق بين المواضيع.
- إصدار القرارات بناء على البيانات الميدانية.
- إعطاء البيانات لحل الأزمات وإدارتها.
- الوقوف على تفسير الظواهر المتعلقة بتحسين خطط العمل المستقبلية.
تقرير الميزات
هناك العديد من الخصائص والميزات التي يجب أن تكون متوفرة في التقرير حتى يظهر بشكل جيد. من بين هذه الميزات ما يلي
- ركز على النقاط البارزة والمواضيع المهمة.
- توصيل الرسالة للقارئ بإيجاز وبشرح طريقة سهلة ومقنعة.
- راجع المعلومات بشرح طريقة خالية من التحيزات والعواطف.
- يجب أن تكون التقارير موضوعية.
- توفر التقارير عنصر الإقناع.
- تستخدم التقارير لغة سهلة القراءة والفهم.
- توفر استخدام جميع الطرق التي تساعد بشكل كبير في تقديم المعلومات مثل الرسوم البيانية والجداول.
- توافر عنصر التشويق لدفع القارئ إلى مواصلة القراءة.
- اختيار الوقت المناسب لعرض التقرير على المديرين.
أنواع التقارير
هناك عدة أنواع من التقارير، بما في ذلك ما يلي
- تقارير طويلة وهي تقارير مفصلة تهدف إلى إلقاء الضوء على الموضوع بشكل عميق ومكثف، وتستغرق أيامًا وقد تصل إلى شهور.
- تقارير قصيرة تستخدم هذه الأنواع من التقارير في بيئة العمل أو في مجال العلوم أو الصحافة وتتكون من ورقة أو ورقتين على الأكثر.
- التقارير الإعلامية هي التقارير التي تُستخدم لعرض الأحداث. تتميز هذه التقارير بكتابة وقت وتاريخ ومكان الحدث.
- التقارير التحليلية هي تقارير طبية ميدانية يتم من خلالها تقديم توصيات العلاج.
- التقرير الرسمي هو نوع التقارير التي تستخدم في مواضيع معقدة. يتميز باللغة الرسمية ويتكون من ثلاثة أجزاء رئيسية المقدمة، ونص التقرير، والخاتمة.
- تقرير غير رسمي يعرض مشاريع بسيطة ويتكون من لغة غير رسمية، إضافة إلى موضوعاته ذات الطابع الخاص.
- تقرير الاقتراح يتضمن هذا النوع من التقارير تقديم اقتراحات وتوصيات بشأن مشكلة ومقارنة عدة خيارات بعد شرح كل خيار.
- التقرير العمودي هذه هي التقارير التي تحتوي على بيانات حول منطقة أو ما شابه، وتظهر حركة البيانات في كلا الاتجاهين.
- التقرير الطولي هذه هي التقارير التي تستند إلى تمثيلات بيانية.
- تقرير داخلي يراقب بيئة العمل والمؤسسات، مثل تكاليف الإنتاج ونسب المبيعات وتكاليف الشراء.
- التقرير الخارجي التقارير المعدة خصيصاً لمخاطبة الجهات الرسمية الخارجية التي تتعامل مع مؤسسات مثل مصلحة الضرائب والحكومات والشركاء والميزانيات السنوية.
- التقرير الدوري يساعد هذا النوع من التقارير في معرفة فئة بتفاصيل الموضوع، ويتم إرسالها بشكل دوري، أي كل يوم أو أسبوع أو شهر.
- تقرير العمل تقرير يوضح طبيعة العمل وعدد العمال وساعات العمل المحددة والموقوفين عن العمل.
مؤهلات كاتب التقرير
- يجب أن يتمتع كاتب التقرير ببعض المزايا التي تؤهله لكتابة التقرير، ومنها ما يلي
- أن يكون لديه القدرة على تحمل الضغوط وساعات العمل الطويلة.
- مواكبة الكثير من التطورات في عالم المعلومات.
- من الضروري أن يكون لديك مؤهل علمي وثيق الصلة بأجهزة الكمبيوتر.
- يمتلك مهارة التعامل مع البرامج المعلوماتية لإنشاء قاعدة بيانات مثل Excel على سبيل المثال.
- يجب أن يمتلك مهارات اتصال عالية تؤهله للتعامل بشكل جيد مع مديريه وأقرانه في بيئة العمل لأنه حلقة الوصل بينهم.
- يمتلك القدرة على فهم المشكلات وحلها بأسلوب مرن.
وها قد وصلنا إلى نهاية مقالنا، ما هو الفرق بين التقرير والتقرير، ولاحظنا الفروق بينهما، ذات الطابع الرسمي وتلك ذات الطابع الفني، بالإضافة إلى العناصر التي تجعل ثم ننتقل إلى التقرير وخطوات إعداده، ثم ننتقل إلى التقرير وسردنا المراحل التي يجب أن يمر بها التقرير حتى يخرج بشكل جيد مع ذكر الفوائد والمميزات والأنواع والمؤهلات التي يجب أن يتمتع بها كاتب التقرير. نأمل أن يكون المقال قد أفادك وقدم لك إجابة مناسبة على أسئلتك.