مركز الملك عبد العزيز للوثائق والمحفوظات هيئة تنظيمية متخصصة للوثائق والمحفوظات تقوم على حصر وتنظيم الوثائق ووضع اللوائح الخاصة بشؤون الوثائق الجامعية، من خلال لجنة دائمة للوثائق تكون المرجع الأول للجامعة. شؤون الوثائق، بالإضافة إلى اعتماد المستندات المحولة إلى المركز الوطني للتوثيق والمحفوظات، والتصرف في المستندات التي لم تعد هناك حاجة إليها. تم إنشاؤه لغرض البحث عن حل للتراكم المعلوماتي والوثائقي الذي حدث نتيجة التوسعات التي شهدتها الجامعة.
الهدف من إنشاء المركز تسهيل الوصول إلى المعلومات في أقل جهد ووقت ممكن، ولكن في ظل هذه المعلومات والتراكم الوثائقي الذي حدث نتيجة التوسعات التي شهدتها الجامعة من حيث البرامج والأنشطة الجديدة، و الأحداث، مما جعل من الصعب التحكم في حجم هذه الوثائق، لذلك كان لا بد من إيجاد شرح طريقة علمية تسهل مراقبة هذه الوثائق من خلال إدراجها أولاً ثم معالجتها وإتاحتها، لذلك قررت الجامعة تكليف هذا مهمة إلى هيئة تنظيمية متخصصة تقوم على جرد وتنظيم المستندات والتصرف بما ليس له قيمة وما لم يعد هناك حاجة إليه.
رؤية ورسالة مركز الملك عبد العزيز للوثائق والمحفوظات يعمل المركز على نشر رسالة سامية مفادها أن مركز الوثائق والمحفوظات سيكون مركزًا قياسيًا محوريًا لخدمة جميع منسوبي الجامعة، من أجل تحقيق الهدف المنشود. رؤية القيادة الرشيدة في التطبيق بما يحقق المنفعة العامة نحو مزيد من التقدم والإنجاز.
مهام وخدمات مركز الملك عبد العزيز للوثائق والمحفوظات تعمل هذه الهيئة المتخصصة والرقابية للوثائق والمحفوظات بغرض البحث عن حل لتراكمات المعلومات والمستندات مما يجعل عملها والمهام التي تقدمها محدودة. إلى
إعداد اللوائح التنفيذية اللازمة لنظام الوثائق والمحفوظات وتنفيذها بعد اعتمادها. إعداد دليل تصنيف موحد للوثائق والمحفوظات ودليل ترميز شامل لأجهزة الدولة. جمع الوثائق والمحفوظات وفهرستها وتصنيفها وترميزها وحفظها وصيانتها وتنظيم تداولها وفق نظام الوثائق والمحفوظات ولائحته التنفيذية وخطط التصنيف والترميز.
إعداد التنظيم الإداري والإجراءات الإدارية والفنية اللازمة لعمل المركز وتنفيذها بعد اعتمادها، وتوفير البيانات والمعلومات الخاصة بالوثائق والمحفوظات للمستفيدين منها وفق أنظمة المركز.
الإشراف والمتابعة الفنية لعمليات الحفظ في الجهات الحكومية، والعمل على حماية الوثائق والمحفوظات. تحقيق التنسيق والتكامل مع الجهات المعنية بالوثائق والمحفوظات في المملكة وتبادل الخبرات والمعلومات معها. – تجميع الأنظمة واللوائح والتعليمات والاتفاقيات والمعاهدات وفق نظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه. – العمل مع الجهات المختصة لإيجاد العناصر الوطنية المؤهلة للعمل في مجال الوثائق والمحفوظات، وأخذ كافة الوسائل. مما يؤدي إلى ذلك. الإشراف على إتلاف المحفوظات والمستندات المطلوب إتلافها وفقاً للأنظمة ذات الصلة.
تحقيق التعاون في مجال الوثائق والمحفوظات مع الجهات المختصة دوليًا، من خلال المشاركة في الهيئات والمنظمات الإقليمية والدولية في مجال الوثائق والمحفوظات، وحضور الندوات والمؤتمرات والندوات العلمية المتخصصة، وإعداد البحوث ذات الصلة، وكذلك تبادل المعلومات. مع المراكز الوطنية للوثائق والمحفوظات في العالم.