يُعرَّف العطاء على أنه مجموعة من الإجراءات النظامية التي تهدف إلى دعوة أكبر عدد ممكن من مقدمي العطاءات لتقديم عطاءاتهم أو عروضهم، تمهيدًا لاختيار أنسب عطاء أو عطاء بينهم، سواء من حيث جودة المواد إلى يمكن شراؤها، أو شروط أخرى. أشياء أخرى، مثل الكمية أو وقت المعالجة، بالإضافة إلى شروط الدفع والتسليم وغيرها من الأمور التي قد يكون لها تأثير مباشر أو غير مباشر على أداء الوظيفة المهمة للمنشأة. شروط الدخول في المناقصات الحكومية هناك عدد من الشروط والضوابط والقوانين المعمول بها في المملكة في هذا الصدد، وتحديداً النسخة الأخيرة من نموذج عقد الأشغال العامة، والنظام المتبع في تأمين المشتريات الحكومية و تنفيذ أعمالها ومشاريعها، وهذه الشروط هي
أولاً لغة العطاء (المناقصة) وهي اللغة المعتمدة لتفسير العطاء، بالإضافة إلى جميع المراسلات التي ستتم بين الوزارة من جهة، وبين المتنافسين من جهة أخرى، حيث يجب على جميع العطاءات. أن تقدم باللغة العربية.
ثانياً وثائق العطاء يجب على المقاول، وتحديداً قبل تقديم العطاء، ة مخططات ووثائق العطاء الذي ينوي التقدم بها، وتها، والاستعلام عن كافة التفاصيل الواردة فيها، بالإضافة إلى ضرورة تقديمها. تعليقاته أو اعتراضاته. ويكون ذلك خلال المدة المحددة لهذا الإعلان، حيث يعتبر المقاول فور تقديم عطاءه أنه قد درس وفهم جميع شروط عمل العطاء، بل وأبدى موافقته عليها، و لا يحق له بناء على هذا الاعتراض أو الادعاء في وقت لاحق. أي تعويض إضافي ناتج عن ادعائه بعدم الوضوح أو الفهم الكامل والدقيق لوثائق العطاء.
يتضمن العطاء ما يلي – 1- خطاب تمهيدي يوضح أن العارض قد أخطر بجميع مستندات وشروط وبنود هذه المناقصة مع التزامه بجميع هذه الشروط أو التعليمات الواردة فيها، ويشترط ذلك. توقيع وختم الخطاب من قبل المقاول 2- صورة من الإعلان 3- صورة من المقاول سارية المفعول 4- صورة من الاشتراك ساري المفعول 5- صورة من شهادة سداد الزكاة والدخل (ساري المفعول) 6- بيان يتضمن جميع أعمال المقاول السابقة. 7- صورة (صالحة) من شهادة التصنيف. 8- أي مستندات ينص عليها الإعلان (ما يعرف بالضمان الأولي). لثلاثة شهور). ثالثاً أسعار العطاء (المناقصة) يجب على العارض تقديم أسعاره بالعملة السعودية (الريال السعودي) حيث لا تقبل أي أسعار بأي عملة أخرى، بالإضافة إلى أن الأسعار مكتوبة بشكل غير قابل للمسح. وفي شكل رقمي، وفي شكل مكتوب، مع ضرورة تحديد الأسعار الفردية لكل بند من بنود الأعمال وفقًا لوحدات القياس. هذا موضح في (جدول الكميات المقدرة)، بالإضافة إلى احتوائه على بيان السعر الإجمالي لكل صنف بعد ضرب السعر الفردي بالكمية المقدرة، بالإضافة إلى إجمالي سعر العطاء، وينتج عن ذلك إجمالي أسعار كل صنف. جميع بنود الأعمال، مع ضرورة أن تكون الأسعار الواردة في العطاء هي أساس أسعار العقد، في حالة ترسية العطاء وفقًا لها، ويجب أن يتضمن أيضًا توفير العمالة، بالإضافة إلى المواد أو المخاليط. والآليات أو المعدات التي سيتم استخدامها وكافة الرسوم والمصاريف والمدفوعات المالية للغير، أي كل ما هو ضروري لتنفيذ الأعمال وفق العقد. رابعاً الضمان النهائي على المتعاقد صاحب العطاء الفائز وبناءً على كتاب الترسية تقديم ضمان بنكي غير مشروط للوزارة على أن يكون صادر لصالحه من أحد البنوك المعتمدة لديها لهذا الغرض. وتساوي قيمتها (5٪) من إجمالي قيمة العقد أو القيمة المالية المحددة في العقد. خامساً نموذج تقديم العطاء على المقاول تقديم العطاءات وفق النموذج المعد لهذا الغرض إلى الوزارة على أن تكون مرفقة به جميع المستندات أو المعلومات المبينة في الإعلان في العطاء مع مراعاة. أن جميع المستندات المطلوبة أصلية أو نسخ مصدقة وصالحة. كما يشترط أن يتم تقديم العطاء حسب ما ورد في الإعلان وفي مظروفين منفصلين، ثم وضعهما داخل مظروف ثالث، ويختم بالشمع الأحمر مع ضرورة الكتابة على الظرف من الاسم الخارجي للمقاول (العارض). اضافة الى اسم العملية (موضوع المناقصة) اضافة الى الرقم وتاريخ الاعلان والتاريخ المحدد لفتح المظاريف والمغلفان التاليان يشتملان على – المغلف الاول – الذي يجب أن يتضمن العطاء المالي وفق نموذج العطاء المعتمد والذي يتضمن كلاً من (السعر الإجمالي) والأسعار الفردية في بنود الأعمال، ووفقاً للكميات المقدرة المرفقة بالإعلان، بالإضافة إلى جدول يتضمن تحليل مكونات الأسعار. الظرف الثاني يجب على المقاول تقديم هذا الظرف عندما ينص الإعلان على ذلك، وهو عبارة عن مظروف يتضمن تقريرًا فنيًا من المقاول يشرح خطته لتنفيذ الأعمال بالإضافة إلى قائمة بالمهندسين والفنيين والمعدات، وفقًا لـ ما جاء في اعلان العطاء. سادساً يشترط في العارض (المقاول) استيفاء جميع الشروط الموضحة في الإعلان وفي المستندات الأخرى المعتمدة في المملكة.