كيفية كتابة تقرير إداري هو الموضوع الرئيسي الذي سيتم التطرق إليه بعد ذلك، حيث تعتمد معظم المؤسسات والشركات على التقارير الإدارية لتدوين المعلومات المختلفة حول حالة الوحدات الإدارية في المؤسسة باستمرار، وسيقدم تعريفًا لكلمة التقارير الادارية وسوف نتعرف على كيفية كتابة التقارير الادارية. تفاصيل حول نموذج كتابة تقرير الإدارة، وحول خصائص تقارير الإدارة والمعلومات الأخرى ذات الصلة.
تقرير الإدارة
يستخدم التقرير الإداري كواحد من وسائل الاتصال والتواصل عالية الفعالية في عملية إقامة الاتصال بين الأقسام المختلفة للمؤسسة الإدارية. العمل عن كثب ومستمر دون عوائق، ومن خلال هذه التقارير يمكنهم معرفة جودة وحجم الإنجاز الذي حققته بناءً على منهجية خطة الشركة، وبالتالي فإن التقارير الإدارية هي أدوات تساعد في الحصول على معلومات كافية من مختلف المواقع الإدارية وبالتالي، في إصدار الأحكام حول جدوى العمل ودرجة مسؤولية كل شخص وكل وحدة إدارية في الشركة، وتستخدم بشكل أساسي لاتخاذ الإجراءات المناسبة في حالة حدوث أخطاء داخل الشركة.
كيفية كتابة تقرير إداري
كتابة التقرير الإداري يجب أن تتم على مرحلتين المرحلة الأولى هي مرحلة إعداد التقرير، والمرحلة الثانية هي مرحلة كتابة التقرير، ولا بد من تفصيل كل منهما على حدة، والمراحل التالية من إعداد تقرير إداري بالتفصيل
مرحلة إعداد التقرير الإداري
هذه المرحلة هي الخطوة الأولى في عملية كتابة تقرير إداري، وهي تسبق بداية كتابة التقرير، قبل أن تبدأ في كتابة التقرير، تحتاج إلى إعداده بشكل جيد. يعد إعداد التقرير هو العنصر الأساسي في التقرير ككل. فيما يلي نذكر كيفية إعداد تقرير إداري على شكل خطوات
- التحضير والإعداد تتضمن هذه المرحلة الحصول على أسئلة للتقرير وتحديد الأهداف المحددة للتقرير، بالإضافة إلى حالات الاستخدام التي يمكن اقتراحها للتقرير، وكيفية الحصول على معلومات عنه، ومعرفة الأشخاص المستفيدين منه، تعرف على المتلقي. وقارئ التقرير بالإضافة إلى معرفة شرح طريقة كتابة التقرير والاطلاع على المعلومات وفق الغرض المنشود منه.
- تصميم هيكل التقرير تتضمن هذه المرحلة اختيار شكل ورؤية التقرير من أجل بناء هيكله العام المناسب للغرض المطلوب والمعلومات التي سيقدمها لأصحاب المصلحة.
مرحلة كتابة التقرير الإداري
هذه المرحلة هي المرحلة الأساسية لكتابة التقرير، حيث تبدأ عملية الكتابة بعد المرحلة الأولية، وتتكون من أربع مراحل، سيتم ذكرها أدناه
- اختيار الموضوع الخطوة الأولى في عملية كتابة التقرير هي اختيار موضوع للتقرير وتحديد رسائله الرئيسية التي سيُكتب عليها، وتساعد هذه الخطوة في توضيح الغرض من كتابة هذا التقرير الإداري.
- البحث عن الخطوة التالية هي العثور على الروابط المناسبة للوصول إلى المعلومات التي تحتاجها، حيث يجب على كاتب التقرير استخدام المصادر المناسبة لمساعدته في كتابة التقرير وفقًا لما هو مطلوب، مثل الإنترنت والكتب ذات الصلة، و يجب أيضًا قراءة المعلومات التي تم الحصول عليها وكتابتها. ملاحظات عليها وموثقة عند كتابة التقرير.
- وضع مخطط تفصيلي للتقرير يجب بعد ذلك وضع خطة تنظيمية لكتابة التقرير الإداري لتنظيم أفكار التقرير وضمان تكامل التقرير. أولا على شكل رسومات أو رسوم بيانية، ثم الاعتماد عليها أثناء إعداد التقرير الإداري.
- كتابة نص التقرير تبدأ هذه الخطوة عملية الكتابة الفعلية بتسجيل جميع الفقرات والبيانات، حيث يتم تسجيل مقدمة التقرير والجملة الرئيسية في بداية كل فقرة، ويتم الاحتفاظ بالكلمات التي تربط بين الفقرات للاحتفاظ بالتقرير متسقة ومتسقة. الدروس المستفادة أثناء إعداد التقرير الإداري، وكتابة المحتوى والروابط الخاصة بالتقرير، وأخيراً تحرير التقرير وة المعلومات الواردة فيه من قبل شخص آخر غير الشخص الذي كتبه.
عناصر نموذج تقرير الإدارة
يحتوي التقرير الإداري عادةً على نقاط رئيسية ونقاط فرعية وفقًا للنظام المطبق في كل شركة أو مؤسسة. ستتم الإشارة إلى عناصر نموذج تقرير الإدارة بوضوح في ما يلي
- خطاب توصية يشرح هذا الخطاب الغرض من التقرير للقارئ، ويرافق نص التقرير، وعادةً ما يكون في المقدمة. تشجع الرسالة أصحاب المصلحة في التقرير على التركيز على جوانب مهمة من التقرير وتسمح للمؤلف بتصحيح الأخطاء أو إضافة معلومات إلى التقرير.
- صفحة العنوان تحتوي هذه الصفحة على بعض العناصر المهمة مثل تاريخ التسليم واسم المؤلف والوصف الوظيفي واسم المنظمة أو الح وعنوان التقرير نفسه، والتي يجب أن تكون واضحة.
- ملخص التقرير يحتوي الملخص على محتوى واضح ومختصر للتقرير بأكمله ويتضمن مجموعة من المصطلحات الفنية المناسبة للمتخصصين في عمل معين، ويسمح للقارئ بالتوصل بسرعة إلى فهم لمحتوى التقرير من الهلال. من الملخص. ، وبناءً عليه يقرر أنه بحاجة إلى قراءة التقرير بأكمله.
- هذا الجزء مهم للغاية لأنه يسمح للقارئ بفهم محتوى التقرير بسرعة ودقة ووضوح.
- قائمة الأشكال مرفق بالتقرير لتوضيح مفهوم الرسوم البيانية أو الرسوم البيانية الواردة في التقرير.
- الملخص هذا ملخص إداري مخصص لصفحة لتلخيص ما ورد في التقرير وفهم أهداف التقرير للمديرين الذين يتعاملون مع الكثير من الوثائق بشكل يومي حيث يستفيدون من هذا الملخص.
- المسرد تم شرح المصطلحات الفنية المذكورة في التقرير وترتيبها أبجديًا، كما تم شرح الرموز لمساعدة القارئ المتخصص على فهم المحتوى جيدًا.
- المرفقات مرفق بالتقرير يتم من خلاله تقديم مجموعة من المعلومات الدقيقة للمتخصصين ولا تهم القراء الآخرين.
- شكر وتقدير في نهاية التقرير، يتم التعبير عن الشكر لجميع الأشخاص والمنظمات التي ساهمت في كتابة التقرير.
- السلطة يعرّف هذا الجزء قيود وأساليب استخدام التقرير والغرض من كتابته.
نموذج كتابة تقرير إداري
يمكن تقريب هذا النموذج إلى نموذج تقرير إداري جاهز، وسيتم إدراج نموذج تقرير إداري جاهز من Word فيه للمساعدة في كتابة التقرير
اسم المنظمة __ تاريخ التسجيل __________________ رقم المؤسسة __ عدد أعضاء الجمعية العمومية للمؤسسة __________________ عدد موظفي الشركة __________ عدد المتطوعين __________________ إجمالي عدد العاملين في المؤسسة في اللحظة __________________ اسم مدقق المؤسسة __ تاريخ التعيين __________________ قطاع العمل في المؤسسة ____________________ عدد أعضاء مجلس الإدارة ____________________ عدد الموظفين في قسم المحاسبة ____________________ ما تم إنجازه في القسم خلال العام الماضي ____________________ عنوان المؤسسة __________________ __________________ صندوق البريد __________________ هاتف المؤسسة __________________ البريد الإلكتروني للمؤسسة __________________ التقرير المُعد __________________ تاريخ تقديم التقرير للمدير العام __________________ التوقيع ____________________________
أجزاء من تقرير الإدارة
يتضمن التقرير الإداري الأجزاء الرئيسية التي يتكون منها. يجب على الشخص الذي يعد التقرير الإداري التأكد من توفر جميع هذه الأجزاء ويجب كتابتها بدقة وبشكل صحيح. تساعد هذه الأجزاء ودقتها في توضيح محتوى التقرير. فيما يلي تعريف للأجزاء الرئيسية للتقرير الإداري
عنوان التقرير
يعتبر عنوان التقرير من أهم أجزاء التقرير الرئيسي، حيث يوضع العنوان على الصفحات الرئيسية والأولى من التقرير الإداري. بالإضافة إلى ذلك، تحتوي صفحة العنوان على معلومات عن صاحب المصلحة والدائرة التي صدر منها التقرير، بالإضافة إلى اسم الشخص الذي كتبه، وتاريخ الكتابة، والوصف الوظيفي للشخص. العنوان واضح ويعكس محتوى التقرير.
مقدمة لتقرير الإدارة
هذه صفحة تقدم افكارا عامة عن التقرير وغالبا ما تناقش الموضوع الرئيسي الذي يدور حوله التقرير وتشرح اهمية هذا التقرير وكذلك الاهداف الرئيسية للتقرير حيث يجب ان تكون مقدمة التقرير الاداري جاهزة بعد أن يتم تحضير جميع صفحات التقرير لأنه ضروري لاحتواء أفكار من صفحات مختلفة.
محتوى التقرير
محتوى التقرير الإداري هو الصفحات الرئيسية التي يتضمنها التقرير، ويحتوي هذا الجزء على أكبر مجموعة من المعلومات التي يسعى التقرير إلى توفيرها لأصحاب المصلحة، ويجب أن يتم نشر المعلومات فيه على شكل فقرات، وفق نظام محدد ومحدد يتناسب مع المعلومات الواردة في التقرير سواء كانت جداول أو رسوم بيانية أو علامات أو سرديات.
استنتاج التقرير
خاتمة التقرير الإداري هي آخر صفحة في التقرير، وهي من الصفحات المهمة في التقرير، لاحتوائها على مجموعة مهمة من المعلومات الأساسية في صورة موجزة وموجزة، وبالتالي فإن هذا الجزء هو ملخص لـ التقرير وشرح النتائج التي تم تحقيقها في التقرير، مع العديد من الاقتراحات حول ما ورد في التقرير، والمعلومات الواردة في التقرير.
ملامح تقرير الإدارة
يتسم التقرير السري بعدد من الخصائص التي يجب أن يتمتع بها من أجل تمييزه عن المستندات والمستندات الأخرى، ومن أهم هذه الخصائص ما يلي
- تعريف المحتوى. يجب الحرص على عرض المعلومات الواردة في التقرير بأسلوب معين، حيث أنه يشمل جميع المعلومات المتعلقة بالموضوع وأي تفاصيل تتعلق به لا ينبغي إهمالها لتكوين صورة واضحة عنه.
- الدقة يجب أن تكون العبارات والجمل والكلمات الواردة في التقرير دقيقة وخالية من الغموض والأخطاء النحوية والإملائية حتى لا تشتت انتباه القراء.
- تقديم الحقائق يعتمد التقرير فقط على تقديم الحقائق والتأكد من صحتها لأن التقرير يستخدم لاتخاذ الإجراءات المناسبة واتخاذ القرارات المهمة.
- بساطة اللغة يجب تجنب الصياغة الغامضة والمعقدة والتقرير يجب أن يكتب بلغة وأسلوب بسيط حتى يتمكن كل من يقرأه من فهمه.
- جذب انتباه القارئ من الضروري لفت انتباه القارئ واحترام رغباته وتوجهاته، لأنه الغرض من كتابة التقرير.
- الترتيب الصحيح للأحداث لفهم تسلسل جميع الأحداث أثناء قراءة التقرير بشكل واقعي.
في نهاية المقالة بعنوان كيفية كتابة تقرير إداري، قدمنا مفهوم تقرير الإدارة باختصار. تعلمنا أيضًا كيفية كتابة تقرير إدارة pdf وكيفية كتابة تقرير إدارة pdf. كما تم تضمين نموذج لكتابة التقارير الإدارية، كما تم التعرف على عناصر التقرير الإداري والأجزاء الرئيسية للتقرير الإداري.