أتمتة المكاتب، هي عملية مراقبة تدفق البيانات من تلقاء نفسها، دون أي تدخل بشري وعدم دقة وأخطاء، وهي عملية استخدام أداة أتمتة لإنشاء مكتب سري وجمعه وتخزينه وتحليله ومشاركته. البيانات المطلوبة لإنجاز المهام والعمليات الروتينية اليومية بفعالية.
لقد أثرت التكنولوجيا بشكل خطير على العمل اليومي لإدارة المكاتب، حيث استبدلت رسائل البريد الإلكتروني المذكرات، وتخلصت محركات الأقراص المشتركة من خزائن الملفات، واستحوذت القياسات الحيوية على طابع جداول مواعيد الموظفين، واعتقدت العديد من الشركات أنها حققت أتمتة المكاتب ببساطة، من خلال عدم استخدام الأوراق.
لكن أتمتة المكاتب هي لعبة مختلفة تمامًا، باستخدام النماذج عبر الإنترنت، قد يعني إرسال دعوات تقويم Google أنك تخلت عن الكثير من الأوراق، لكن هذا لا يعني أنك آلي، ولكن هذا يعني أنه بدلاً من الدفع في جميع أنحاء الورق، أنت تدفع البيانات، فهذا لا يعني أن التعامل مع العمل إلكترونياً مكتبك مؤتمت.
نظام أتمتة المكاتب
نظام أتمتة المكاتب هو الأداة التي تمكن البيانات من الانتقال، من نظام إلى آخر بمفردها، دون تدخل بشري أو عدم دقة، وتساعد هذه الأدوات المؤسسات في جمعها وإدارتها وتحليلها بشكل آمن لإنجاز المهام بشكل يومي. العمليات، وتحسين وأتمتة العمليات وإجراءات الأعمال القائمة.
أسباب استخدام نظام التشغيل الآلي للمكاتب
في العصر الرقمي الحالي، توفر أنظمة التشغيل الآلي للمكاتب مجموعة من المزايا للمؤسسات من جميع الأحجام. تعمل أنظمة المكاتب القوية على تقليل الجهد اليدوي وتخزين كمية كبيرة من البيانات في مساحة صغيرة. فهي لا تبسط المهام اليومية فحسب، بل تسرع أيضًا من استرجاع المعلومات، بالإضافة إلى ذلك، تعمل هذه الأدوات على تحسين رؤية العملية، ومساعدة الشركات على اكتشاف الاختناقات بسهولة، ومن ناحية أخرى، يمكنك مشاهدة تدفق البيانات من تلقاء نفسه، وهذا هو الأتمتة .
مزايا أنظمة التشغيل الآلي للمكاتب
تتضمن بعض أكبر مزايا أتمتة سير العمل في المكاتب ما يلي
- تقليل الجهد اليدوي لإكمال المهام العادية.
- تقليل الأخطاء اليدوية.
- تقليل وقت معالجة العنصر.
- اكتساب رؤى حول مقاييس أداء العملية.
- اكتسب رؤى تشغيلية أكبر، وحدد الاختناقات المحتملة.
- اتخاذ قرارات تجارية سليمة بناءً على البيانات.
تضيف أتمتة المكاتب كفاءة إلى سير عملك، لكنك تحتاج إلى النظر إلى ما هو أبعد من رسائل البريد الإلكتروني والنماذج الرقمية لاحتضانها حقًا، وإذا كنت تبحث عن حل أتمتة المكاتب، فيمكن أن يأخذ سير عمل شركتك إلى المستوى التالي، فلا تستقر لأي شيء غير ذلك فهو يحتوي على هذه الأساسيات الخمسة.
الأساسيات الخمس لأتمتة المكاتب الآلية
مصمم سير عمل سهل
كان إنشاء تدفقات العمل مجالًا لمبرمجي النظام الصلب، لذلك مع تطور برنامج سير العمل، كان من المفترض أن الأشخاص الذين يستخدمونه سيكونون أيضًا مبرمجين، ومع ذلك، يجب أن يبدأ نظام التشغيل الآلي للمكاتب الحديثة، مع وضع مستخدم الأعمال في الاعتبار، وليس المبرمج.
وعندما تجلس لتجربة إحدى أدوات التشغيل الآلي للمكاتب، ابدأ في إنشاء سير العمل الخاص بك. ما مدى سهولة ذلك هل يمكنك إنشاء تسلسل المهام بشكل بديهي لإنهاء العملية إذا لم تتمكن من معرفة ذلك خلال الدقائق الخمس الأولى، فأنت بحاجة إلى الانتقال إلى الخيار التالي.
تمامًا كما يجب أن يحدد البرنامج كيف يجب أن يتحكم عملك في عملياته. بدلاً من ذلك، يجب أن تساعد فرقك على تحسين العمليات الحالية.
توافق المحمول
مكتبك قابل للنقل، ويجب أن تكون جميع أدواتك أيضًا سواء كان لديك عمال عن بُعد، أو كنت ترغب فقط في تسجيل الوصول أثناء انتظار رحلة طيران، يجب أن تعمل أداة أتمتة المكتب التي تختارها بسلاسة، على هاتف شخص ما أثناء رحلتك إلى الصين، وكذلك على جهاز كمبيوتر في المكتب الرئيسي.
ولا يمكن تأجيل حملتك التسويقية ليوم واحد فقط، لأنك تحتاج إلى انتظار عودة الموظف من الإجازة، يجب أن تكون قادرًا على إدارة عملياتك الأساسية، من سحابة آمنة ولا داعي للقلق بشأن أين توجد بياناتك أو من يحميها، وإذا كنت تستخدم أداة أتمتة للمكاتب مثل Kissflow، فيمكن للموظف أثناء الإجازة تسجيل الوصول على هاتفه الخلوي من بهو الفندق وإعطاء إيماءة قبل أن يذهب لالتقاط صور سيلفي مع رفاقه.
التكامل مع البرامج الأخرى
برنامج التشغيل الآلي للمكاتب ليس هو الشيء الوحيد الذي تقوم بتشغيله، فلديك قاعدة بيانات خاصة بك، وإدارة علاقات العملاء، وأداة أتمتة التسويق، والبرامج المالية، وهذا فقط للمبتدئين، ولكن عندما تعتمد على العديد من الأنظمة، أنت بحاجة إلى أداة لا تلتزم بها.
من بين جميع البرامج الموجودة، يجب أن تكون أتمتة المكاتب أسهل للتكامل مع أدواتك الأخرى، وإذا لم يحدث ذلك، فأنت عالق في دفع البيانات من نظام إلى آخر، وعند إجراء التقييم، انظر إلى أي نوع مسبق – عمليات التكامل التي يوفرها برنامج التشغيل الآلي للمكاتب، أو إذا استفاد من الاتصال بأداة مثل Zapier، لإلغاء تأمين الوصول إلى آلاف الأدوات السحابية الأخرى.
التقارير والتحليلات
كيف تعرف ما إذا كانت أتمتة مكتبك تؤدي إلى نتائج لا يمكنك فقط تقييم أداء العملية بناءً على مدى سعادة فريقك، فالبيانات هي صانع القرار النهائي، ومن المهم لشركتك أن تقارن تاريخ العملية وسرعة وجودة النتائج، وما إلى ذلك.
واستخدام برنامج آخر لقياس بيانات سير العمل يستغرق وقتًا طويلاً وغير ضروري، فلماذا لا يكون لديك برنامج يأتي مع ميزات التقارير والتحليلات تأتي أفضل منتجات أتمتة المكاتب الآن مجهزة بهذه الميزة كجزء من عروضها الأساسية.
خيارات التحكم في الوصول
تمامًا مثل تقييد الوصول إلى مباني مكتبك، يجب أن يكون لديك أيضًا امتيازات الوصول المحددة على جميع مهام سير العمل الخاصة بك، ويتفهم نظام أتمتة سير العمل الجيد المتطلبات الحساسة، وسيكون لديك التحكم في الوصول كجزء من ميزاته المتكاملة. فكر في برنامج التشغيل الآلي للمكاتب لشركتك.
وظائف برامج أتمتة المكاتب
من أهم وظائف البرنامج المثالي لأتمتة المكاتب نذكر ما يلي
1- يتطلب مساحة أقل لتخزين البيانات. 2- يبسط تخزين البيانات واسترجاعها. 3- يسترجع المعلومات على الفور. 4- يلغي الحاجة إلى حفظ الأوراق. 5- يزيل أي فرصة لتكرار البيانات. 6- يسمح لعدة أشخاص بالوصول إلى البيانات. 7- يقلل من احتمال حدوث أخطاء.
لذا وفر المال، ووفر الوقت، وادخل إلى المستقبل، وإذا كنت تنخدع بالاعتقاد بأن مكتبك مؤتمت، فعندما يتم رقمنته بالفعل، فقد حان الوقت لترقية سير عملك، واتخاذ قفزة نحو أتمتة المكاتب، ويمكن لأتمتة المكاتب توفير قدر هائل من الوقت والمال والسماح للقوى العاملة لديها بالتركيز على الأشياء التي تحقق بالفعل قيمة للشركة.
أنواع أنظمة التشغيل الآلي للمكاتب
فيما يلي بعض الطرق التي يمكن من خلالها تخزين البيانات أو المعلومات المجمعة أو فصلها باستخدام العملية الآلية.
1- التعاون الإلكتروني 2- الاتصالات الإلكترونية 3- أنظمة العمل عن بعد والتعاون 4- النشر الإلكتروني 5- جهاز الفاكس 6- البريد الصوتي. 7- البريد الإلكتروني. 8- مؤتمرات الفيديو على سطح المكتب. 9- معالجة الصور. 10- الجدولة الإلكترونية.
عيوب أنظمة التشغيل الآلي للمكاتب
تعتبر أنظمة التشغيل الآلي للمكاتب باهظة الثمن، عندما تبدأ في الاستثمار في برامج التشغيل الآلي للمكاتب وأيضًا المعدات، أو مجموعة مكتبية احترافية، أو آلة يمكنها القيام بالعديد من الأشياء مثل المسح الضوئي وتوثيق المستندات وتكرارها، قد يكلفك بعض المال، لذلك قد تكلفك بعض المال. لا يستخدم أصحاب العمل الذين عملوا لسنوات هذه الوظيفة.
هم على دراية بالطرق القديمة واليدوية التي يصعب تعديلها، وقد يحتاج هذا أيضًا إلى بعض التدريب الذي يستغرق وقتًا طويلاً، على أي حال، إذا كان نظام الأتمتة لا يعمل بشكل جيد، فسيتم قطع التيار الكهربائي، لأنك لن تفعل ذلك. تكون قادرًا على العثور على أي شرح طريقة يدوية بانتظام ويمكن أن تضيف هذه الطرق التقليدية المزيد إلى العيب.