حتى في هذه الأوقات من اتصالات الإنترنت السريعة، ومحركات الأقراص الثابتة الضخمة والكثير من التخزين السحابي المجاني، يكون حجم الملف مهمًا في بعض الأحيان، وقد يكون لديك حد لحجم الملفات التي يمكنك إرسالها أو تلقيها عبر، أو قد يكون لديك مساحة منخفضة على جهازك محرك أقراص الإبهام، مهما كان السبب، إذا كان لديك مستندات Office تحتوي على صور، فقد تتمكن من تقليل حجم هذه الملفات بشكل كبير.
كيفية تصغير حجم الملف
يعمل Office بالفعل خلف الكواليس للمساعدة في الحفاظ على أحجام الملفات صغيرة، ويعمل نوع ملف DOCX الأحدث بشكل أساسي كملف ZIP، حيث يقوم بضغط محتويات الملف، ويتم تخزين الصور والنصوص التي تظهر أكثر من مرة في المستند مرة واحدة فقط في فعليًا، لذلك على الأقل في الإصدارات الأحدث من التطبيقات، ستجد أن أحجام الملفات الكبيرة عادة ما تكون نتيجة وجود الكثير من الصور المختلفة في مستنداتك. والخبر السار هو أن تطبيقات Office تقدم أيضًا بعض الأدوات المفيدة للحفاظ على فحص أحجام الصور هذه. لتقليل حجم ملف Docx، اتبع الخطوات التالية
1- ضغط الصور في مستند مكتبك
الخطوة الأولى التي يجب اتخاذها لمحاولة تقليل حجم ملف المستند الذي يحتوي على صور هي ضغط تلك الصور، ويقدم كل تطبيق من تطبيقات Office أداة مفيدة للقيام بذلك
1- في المستند، انقر فوق أي صورة لتحديدها، ثم انقر فوق قائمة التنسيق التي تظهر على شريط أدوات Office عند تحديد صورة.
2- من قائمة التنسيق، انقر فوق الزر “ضغط الصور”.
3- في نافذة ضغط الصور، انقر فوق “تطبيق فقط على هذه الصورة” إذا كنت تريد ضغط الصورة التي حددتها فقط. لقد قمت بقص الصور في المستند الخاص بك وتريد إزالة المناطق التي قمت بقصها، فقط لاحظ أنه إذا قمت بتحديد هذا الخيار، فلن تتمكن من التراجع عن الاقتصاص لاحقًا إلا إذا قمت بإعادة إدخال الصورة الأصلية، ويمكنك أيضًا اختيار دقة ضغط الصور، واختيار أقل دقة تلبي احتياجاتك وانقر فوق “موافق” عند الانتهاء.
اعتمادًا على عدد الصور في المستند، قد يستغرق ضغطها جميعًا بضع لحظات. عند الانتهاء، احفظ المستند وتحقق من حجم الملف الجديد. إذا لم تكن متأكدًا من رغبتك في تنفيذ التغييرات، فيمكنك دائمًا حفظ المستند كملف جديد ثم مقارنة أحجام الملف بالإصدار الأصلي.
2- إزالة تحرير المعلومات من الصور
تقدم تطبيقات Office جميع أنواع أدوات تحرير الصور الرائعة المضمنة. عند استخدامها، يحتفظ Word بالصورة الأصلية ويتعقب عمليات التحرير التي أجريتها حتى تتمكن من التراجع عن الصورة الأصلية أو العودة إليها إذا احتجت إلى ذلك. إذا كنت راضيًا عن الشرح طريقة التي نسقت بها صورك، فإن كل المعلومات التي تم تحريرها من خلال التعديلات المحفوظة تزيد فقط من حجم الملف، وإذا لم يقلل ضغط الصور في المستند من حجم الملف بدرجة كافية، فيمكن لـ Word أيضًا حذف معلومات التنسيق المحفوظة، ومرة أخرى قد ترغب في حفظ المستند كملف جديد قبل أن تبدأ، حتى تتمكن من العودة إلى الأصل إذا لزم الأمر، عن طريق
1- من القائمة، انقر فوق “خيارات”.
2- في نافذة خيارات Word من التحديدات الموجودة على اليسار، انقر فوق خيارات متقدمة.
3- في نافذة خيارات Word المتقدمة، قم بالتمرير لأسفل إلى قسم “حجم الصورة وجودتها” على اليمين، وحدد خيار “تجاهل تحرير البيانات” لجعل Word يتجاهل معلومات التنسيق عند حفظ الملف، وخيارات أخرى في هذا يسمح لك القسم بحماية المستند من ضغط الصور وتحديد الدقة الافتراضية عندما (على الرغم من أنه يمكنك دائمًا تحديد دقة جديدة عند القيام بملحق.
4- عند الانتهاء، احفظ ملفك (أو احفظه كملف جديد) وتحقق من حجم الملف الجديد، فربما يكون قد انخفض قليلاً.
في مثالنا، أخذنا ملف Word، ملف 1docx، يحتوي على حوالي 20 صورة عالية الجودة ويبلغ وزنها حوالي 48 ميجا بايت، وقد تم اقتصاص العديد من تلك الصور وتم تغيير حجم بعضها، وتم تحرير العديد منها بطرق أخرى. حجم الملف المضغوط الآن أقل بقليل من 35 ميجا بايت، حوالي 27٪ من حجم الملف.
أدخل الصور بدلاً من نسخها ولصقها
يبدو أن النسخ واللصق عملية فعالة لإضافة الصور والرسومات إلى ملف Word. سيتم تحويل الصورة الملصقة تلقائيًا إلى ملف صورة نقطية يمكنه زيادة حجم الملف إذا كان المصدر من ملف JPG، وأفضل بديل هو حفظ الصورة في محرر الصور وحفظها كإصدار أصغر بتنسيق JPG، ثم انتقل إلى الكلمة واتبع هذه التعليمات
1- من قائمة “إدراج”، اختر “صورة”. 2- من القائمة الفرعية، حدد “من ملف”. 3- انتقل إلى صورتك وانقر فوق الزر “إدراج”.