ما هي الأرشفة الإلكترونية، بمرور الوقت والتطور التكنولوجي الهائل الذي يشهده العالم، ومع ظهور أجهزة الكمبيوتر في جميع مناحي الحياة، توصل الإنسان إلى شرح طريقة تساعده على حفظ جميع مستنداته ومعاملاته في مكان آمن. مكان يسهل الرجوع إليه متى شاء، وتسمى هذه العملية الأرشفة الإلكترونية، وسوف نتعرف عليها. يسرع تشغيل الأرشيف، بالإضافة إلى برامج الأرشفة الإلكترونية وخصائص هذه البرامج، وسيتم ذكر العديد من المعلومات الأخرى حول هذا الموضوع.
ما هي الأرشفة الإلكترونية
مع التطور الذي شهده العالم، كانت هناك حاجة إلى طرق سريعة وفعالة لتسهيل الوصول إلى المعاملات المؤرشفة باستخدام الورق، ومن خلال الموقع الرسمي ما يسمى بالأرشفة الإلكترونية، والتي تم تعريفها على أنها عملية تنظيم الملفات بشرح طريقة علمية ومنظمة . بشرح طريقة تسهل الوصول إلى الأوراق والبيانات والمعاملات في أي وقت دون الحاجة إلى إضاعة الوقت والجهد في البحث بين الأوراق وتحويل المستندات والوثائق من تنسيق رقمي إلى تنسيق إلكتروني، وكذلك نقلها وتنظيمها في برامج مخصصة لذلك معالجة. من خلال وسائط إلكترونية خاصة. هذا يجعل من السهل توزيع المستندات والعثور عليها، بحيث يتم البحث عنها برقم المستند أو تاريخ الحفظ أو أي شيء يتعلق بها، ويمكنهم البحث في أكثر من قاعدة بيانات في وقت واحد.
أهمية الأرشفة الإلكترونية
تتمثل أهمية أرشفة المعلومات والبيانات إلكترونياً في الآتي
- قدم معلومات دقيقة في أسرع وقت ممكن.
- تخفيض التكاليف المالية في الشركات والمؤسسات.
- المساهمة في تحسين كفاءة العمل من خلال استخدام تقنيات الاتصال والمعلومات.
- لا يحتاج المدققون والموظفون للذهاب إلى الأرشيف.
- تزويد العميل بكمية المعلومات وحرية اختيار الأداة التي يريدها في البحث.
- حماية البيئة بتقليل الفاقد.
- سهولة المشاهدة والتحرير.
- تسهيل الوصول إلى المعلومات ومشاركتها مع الآخرين.
- توفير مباني واسعة في المكاتب والشركات.
- العثور بسهولة على نسخ من صور المستند
- صور المستندات الورقية دقيقة وملونة.
مراحل الأرشفة الإلكترونية
هناك مرحلتان رئيسيتان للأرشفة الإلكترونية
مرحلة التخطيط
تنقسم هذه المرحلة إلى المراحل الفرعية التالية
- مرحلة الدراسة والمسح كمية المعلومات المراد أرشفتها محدودة.
- مرحلة التحليل يتم تقديمها في الفرز والمخزون لتحديد أولويات عملية تحويل المستندات من الورق إلى الإلكترونية.
مرحلة التخطيط وضع خطة لتنظيم سير عملية الأرشفة من حيث تاريخ التحويل والتصرف.
- مرحلة اختيار البرنامج هنا تقوم بتعريف واختيار الأجهزة التي سيتم استخدامها في عملية الأرشفة.
مرحلة إعداد قاعدة البيانات تحدد هذه المرحلة قواعد البيانات التي سيتم استخدامها.
مرحلة التنفيذ
تنقسم هذه المرحلة إلى مراحل فرعية
- مرحلة تجهيز الوثائق من موقعها إلى المكان المخصص للتنفيذ وإعدادها وفق تصنيف معين.
مرحلة المسح الضوئي عن طريق تصوير المستندات القديمة أو نسخها وتحويلها إلى صورة رقمية.
- تمييز المستندات لتمييزها وتسهيل إعادتها بعد إتمام عملية الأرشفة.
- تحقق من جودة المستندات وقارن بينها وبين المستندات القديمة وحدد الاختلافات.
- قم بتخزين المستندات على وسائط مختلفة.
هل تعمل الأرشفة الإلكترونية على تسريع عملية الأرشفة
تعمل الأرشفة الإلكترونية على تسريع عمل المؤرشف لأنها تساعده على أن يكون دقيقًا في التنظيم والاسترجاع، كما تساعد على الوصول بسهولة وسهولة إلى المعلومات التي يحتاجها، بالإضافة إلى القدرة على تخزين كمية هائلة من المعلومات التي لا تستطيع الأرشفة الورقية . بقدر ما يتعلق الأمر بالكائن، فإنه يقلل من عدد الموظفين ويسهل ربط الأجزاء معًا. تتعاون الشركة مع بعضها البعض عن طريق توزيع الوثائق إلكترونياً. يتيح لك نظام الأرشفة الإلكترونية حفظ المستندات كملفات إلكترونية على عكس الأرشفة التقليدية. يساعد الأرشيف الإلكتروني على استخدام الأماكن المخصصة لتخزين المستندات الإلكترونية واستخدامها في أمور أكثر أهمية.
عيوب الأرشفة الإلكترونية
بينما تتمتع الأرشفة الإلكترونية للوثائق بالعديد من المزايا، إلا أن لها بعض العيوب، وهي
- يمكن أن تتم سرقة المستندات والوثائق.
- زيادة التكاليف على الشركات، لأن أجهزة الكمبيوتر يجب أن تكون في كل مكتب.
- احتمالية تعرض البيانات المخزنة على الأجهزة للخطر أو التلف.
- احتمال وجود عطل في الأجهزة أو البرامج أو وجود مشكلة فنية.
متطلبات الانتقال من المحفوظات التقليدية إلى المحفوظات الإلكترونية
هناك بعض المتطلبات التي يجب استيفاؤها للتمكن من التحول من أرشيف تقليدي إلى أرشيف إلكتروني، وهذه هي المتطلبات التالية
- توافر الأجهزة والآلات مثل أجهزة الكمبيوتر والطابعات والخوادم والمساحات الضوئية.
- يوفر برامج يتم أرشفتها مثل Byte Quest والعديد من البرامج الأخرى التي سيتم ذكرها لاحقًا.
- يوفر أدوات مساعدة مثل Wise Image، والتي تُستخدم لتنظيف المستندات التي تحتوي على الرؤوس السوداء، وغيرها من الأدوات المساعدة.
برامج أرشفة إلكترونية
تستخدم عملية الأرشفة الإلكترونية مجموعة متنوعة من الأنظمة والبرامج، من بينها ما يلي
- نظام EDOX
- نظام EDMS
- نظام ايفرسويت
- نظام DOC WEAR
- نظام ALCHEME
- شبكة الملفات
- نظام ARAB DOCS
- نظام ووتر مارك
- نقطة حمراء. النظام
- نظام الليزر فيشي
- نظام SAPERION
مميزات برامج الأرشفة الإلكترونية
تتميز برامج الأرشفة الإلكترونية بعدة خصائص منها ما يلي
- سهولة التعامل مع جميع الملفات.
- يدعم برامج العمل مع الصور والرسومات.
- يدعم حفظ رسائل الفاكس الواردة.
- سهولة التطوير والتحديث.
- دعم لأرشفة الوسائط الأخرى.
- القدرة على استعادة البيانات التالفة.
- التكامل والتكامل مع الأنظمة الأخرى.
- دعم البريد الإلكتروني.
- لديه محرك بحث قوي يضمن البحث في جميع المجالات.
- سهل الاستخدام ولا يتطلب تدريب طويل.
- العمل مع قواعد البيانات.
- دعم اللغة العربية.
- القدرة على تصدير البيانات.
- إمكانية الوصول عن بعد إلى النظام.
- القدرة على حماية المستندات من السرقة والقرصنة.
- دعم تكنولوجيا الشبكة
- هذا يلبي احتياجات الشركات.
- دعم البروتوكولات المشهورة عالمياً.
- القدرة على تقديم التقارير.
يصلنا بهذا إلى ختام هذا المقال، الذي ناقشنا فيه ماهية الأرشفة الإلكترونية وتعرّفنا على مراحلها وأغراضها، وبرامج الأرشفة الإلكترونية، وخصائص برامج الأرشفة الإلكترونية.