يحتاج مستخدمو الكمبيوتر إلى حفظ ملفاتهم بعد إكمالها، وقد يخطئ بعض الأشخاص في حفظ الملفات وبالتالي يرتكبون أخطاء في التعامل معها بعد المجهود الكبير الذي تم بذله في هذه الملفات، وبسبب هذه الأخطاء تضيع جهودهم وتعبهم. بسبب أي حركة بسيطة لا يدركون أخطائهم وبالتالي فإن كل ما أعدوه يضيع أو يستبدل بنص أو ملف آخر.
بعض الناس لا يدركون أن التعامل معها سهل وبسيط، لكنه يحتاج إلى تدريب، لأنه نظام حساس ودقيق. في هذا المقال سوف نشرح إحدى تقنيات الكمبيوتر الموجودة في العديد من البرامج وخاصة المكتوبة منها ؛ ويتم حفظها وحفظها كـ (حفظ، حفظ باسم)، سنعرض آلة العمل لكليهما.
حفظ أولاً يتم استخدام الحفظ عند إنشاء ملف لأول مرة. ثانيًا يستخدم الحفظ في حالة وجود ملف محفوظ ويرغب الفرد في إجراء تعديلات عليه وحفظ الملف كما هو بنفس الاسم بعد التعديل.
ثالثًا هناك عدة طرق لحفظ الملفات. على سبيل المثال، عند الخروج من البرنامج، يعرض البرنامج رسالة نصية _ هل تريد حفظ التعديل في هذه الحالة، اضغط على “موافق” أو “موافق”، وسيتم حفظ الملف، أو من الممكن استخدام الاختصار المخصص للحفظ كما في برنامج Word. هناك العديد من الاختصارات لحفظ الملفات فيه.
حفظ باسم أولاً يتم استخدام الحفظ باسم عند إنشاء الملف لأول مرة.
ثانيًا يتم استخدام Save As عندما تريد تعديل ملف تم حفظه مسبقًا، وتعديل اسم الملف من خلال نفس البرنامج.
ثالثًا يتم استخدام Save As عندما تريد تعديل امتداد البرنامج الذي تم حفظ الملف فيه، أو تحويله إلى إصدار أقدم، أو تغيير نوع الملف إلى نوع آخر بنفس التكوين.
رابعًا يتم استخدام Save As عندما تريد تغيير مكان الملف وحفظه في مكان آخر ولكن على نفس الجهاز، أو نقل الملف إلى ذاكرة خارجية من الجهاز.
خامساً لإتمام عملية حفظ التعديل تظهر رسالة نصية عند مغادرة البرنامج لتأكيد حفظ التعديل ويجب على المستخدم الضغط على “موافق” أو حتى تكتمل عملية الحفظ. من الممكن أيضًا الحفظ من خلال الاختصارات في البرنامج المستخدم.
الاستخدام العام للأمر Save and Save As 1- يمكن لأي فرد استخدام الأمر Save and Save As للملف الذي تم إنشاؤه حديثًا أو ملف تم حفظه من قبل ويريد المستخدم تعديله، وتتشابه البرامج في باستخدام أمر الحفظ باستثناء البرامج التي تحتاج إلى اتصال بالإنترنت، يكون الحفظ أكثر أمانًا لأنه عند انقطاع الاتصال أو حدوث أي عطل في الكمبيوتر، يتم الحفظ تلقائيًا عندما يعود مرة أخرى.
2- يجب توخي الحذر عند استخدام أي من الأمرين. عند اكتمال عملية حفظ أي ملف، يصعب استعادة الملف السابق، أي قبل تعديله، ولا يمكن العودة إلى الأمر مرة أخرى، لأن البرنامج يحتفظ بالملفات المعدلة ويخزنها فقط.
3- قد تحدث بعض الأخطاء عند نقل أو لصق فقرة من مكان إلى آخر داخل الملف، لذلك يجب الحرص على استخدام الاختصارات المختلفة داخل الملف حتى لا تؤدي إلى ضياع الملف، لذلك يجب على الشخص الإلمام بهذه الاختصارات ولديك خبرة جيدة بها.
4- يجب على الشخص عمل نسخة احتياطية من الملف، حتى في حالة حدوث خطأ أو تلف الملف، فهناك بديل له.