نعرض لكم في مقالتنا من خلال تعريف التقرير الإداري وأنواعه، حيث توجد أنواع عديدة من التقارير، والتي يُقصد بها بشكل عام عروض تقديمية تنظيمية تتضمن بعض المعلومات لمجموعة معينة من الأشخاص. يقدم التقرير التوصيات والبيانات للوصول إلى النتائج. يُعرف التقرير أيضًا بالوثيقة التي يتم من خلالها تسجيل الوظائف أو المعلومات أو الأهداف لتقديم مقترحات وبيانات واضحة للمخاطبين، ويتم تحديد نوع التقرير وفقًا للوظيفة التي يؤديها، ومن بين تلك الأنواع التقارير الإدارية.
تعريف التقرير الإداري وأنواعه
التقرير الإداري هو أحد أنواع التقارير العديدة، وهو وسيلة موثوقة لإيصال المعلومات والبيانات الأساسية من المستوى الإداري الأعلى في المنظمة إلى ما هو أقل منه، ويتكون من بيانات وحقائق تتعلق بالعمل أو الوظيفة، من خلال الأدوات المرئية أو التحدث.
تحديد تقرير الإدارة
يُقصد بالتقرير الإداري بيانًا منظمًا تعده سلطة أو مراسل حول موضوع يستهدف مجموعة معينة، لتحليل وعرض مشكلة أو موقف، والوصول إلى حقائق مبنية على أسس واقعية وواقعية بعيدًا عن المحسوبية أو مجرد التقديم. الآراء، وهو ما يتم بعد البحث والدراسة واتخاذ الإجراءات اللازمة. من التحقيقات، مما يجعلها وصفًا لحادثة لشخص لم يحضر وقت وقوعها، وفي كتابة التقرير الإداري، يجب الحرص على تنظيمه وواضحه ومحتواه الجيد.
أنواع التقارير الإدارية
هناك العديد من أنواع التقارير الإدارية، من أهمها وأشهرها ما يلي
تقارير الإدارة الداخلية
يتم إعداد التقارير الإدارية الداخلية في الإدارات لتوصيل المعلومات للموظفين والموظفين ومستويات الإدارة المختلفة، وتتنوع التقارير الإدارية الداخلية بين (تقارير خاصة وتقارير روتينية وتقارير خارجية)، والغرض من إعداد هذا النوع من التقارير هو تقديم معلومات متنوعة لأطراف خارجية، وهي تداول مؤسسات الائتمان والأوراق المالية والهيئات الحكومية والمساهمين.
تقرير إداري مشترك
هو ذلك النوع من التقارير الإدارية الذي يتم إعداده من قبل المديرين في جميع الإدارات بالتعاون وبالتعاون مع بعضهم البعض، تمامًا كما يتم إعداده للأعمال من بيانات الخسارة والأرباح، بناءً على التقرير الصادر عن قسم الإنتاج.
تقرير إدارة فردي
هو أحد أنواع التقارير الإدارية التي يعدها الشخص المسؤول عن هذا النشاط المحدد. أمثلة على التقارير الفردية هي تلك التي أعدها مدير قسم الإنتاج في المنظمة.
تقرير الإدارة التحليلي
في هذا النوع من التقارير الإدارية، يتم الإبلاغ عن البيانات من خلال تحليل كل مقارنات مع الأهداف التي تم تحديدها مسبقًا، ويتم إجراؤها وإعدادها بشرح طريقة أفقية بين قسم واحد أو العديد من أقسام الشركة.
تقارير الاتجاه
يتم عمل هذه التقارير بناءً على مقارنات على مدار فترة زمنية، مما يُظهر نوعًا من الاتجاه أو الحركة عبر الرسومات.
تقارير الإدارة المالية
تتضمن هذه التقارير معلومات وبيانات عن المركز المالي للشركة، ويتم الاعتماد عليها في تقدير الحركة المالية للموارد لفترة زمنية محددة. تنقسم التقارير المالية إلى ما يلي
- التقارير المالية الديناميكية تستخدم هذه التقارير الإدارية عند تلخيص التغييرات في المركز المالي.
- التقارير المالية الثابتة يتم من خلال هذا التقرير توضيح أوضاع الديون والمطلوبات والأصول في وقت واحد، مثل إعداد الميزانية العمومية.
التقارير التشغيلية
يستخدم المدراء في المؤسسات والشركات هذا النوع من التقارير الإدارية من أجل تحديد ما قد يحدث من الفجوات بين الأهداف المدرجة في الميزانية والأهداف الفعلية، وعادة ما يتم إعداد هذا التقرير على المدى الطويل والقصير للحفاظ على الكفاءة التنظيمية للعملية وتقارير التشغيل مقسمة إلى نوعين من التقارير هما
- تقارير المراقبة تقدم تقارير الرقابة الإدارية على أساس شهري أو ربع سنوي أو سنوي، بهدف التحكم في الانحرافات التي تحدث، واتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة في مجالات مختلفة مثل الدخل أو المبيعات، لذلك من الضروري أن يتم إعداد هذه التقارير كدورية.
- تقارير المعلومات تغطي تقارير المعلومات الإدارية مساحة أكبر من تقارير المراقبة، حيث تتطلب هذه التقارير مزيدًا من المعلومات لتحليلها وفحصها، وتعتمد الإدارة على هذه التقارير في صياغة السياسات وتخطيطها.
عناصر التقارير الإدارية
نقدم لكم بالترتيب عناصر التقارير الإدارية
- عنوان التقرير الإداري تقرير الإدارة هو وثيقة في شكل تقرير يتم من خلاله قياس الأداء في العمل، ويساهم في اتخاذ القرارات المتعلقة بسير العمل، والتي من الضروري أخذ عنوان لها، و نتيجة لتعدد التقارير الإدارية والغرض منها المختلف، يساعد العنوان في تحديد الموضوعات بكفاءة وسرعة.
- سياق تقرير الإدارة يعتبر السياق في تقرير الإدارة عنصرًا لا غنى عنه، حيث يساعد المتلقي على فهم وإدراك ما سيتم تحليله في صفحات التقرير، ويجب أن يكون النص موضوعيًا وموجزًا ، بحيث يصبح مقدمة لمختلف المقاييس والنتائج والإحصاءات التي سيتم عرضها.
- أهداف التقرير الإداري كل تقرير إداري يتم إعداده له سبب تم وضعه من أجله، لذلك من الضروري تذكر تحديد الأهداف من المستند، والتركيز على كل ما هو مفيد ومهم للعمل، والإداري. يجب أن يكون التقرير سهل التحليل وواضح الأهداف، قبل البدء في كتابته، من الضروري تحديد ما سيتم تقديمه فيه من أجل الامتثال لتلك الأهداف.
- ملخص تقرير الإدارة المقصود به هو الملخص للة السريعة، والذي يتضمن فقط المعلومات ذات الصلة بالتقرير، مما يوفر الوقت للمديرين بدلاً من قراءته بالكامل في كل مرة يتعين عليهم اتخاذ قرار، ويساعد أيضًا في توفير المعلومات والبيانات بموضوعية كبيرة.
- نتائج تقرير الإدارة في نهاية تقرير الإدارة، يجب أن يكون هناك منطقة مخصصة لعرض النتائج، والتي يجب أن تحتوي على جميع الملاحظات المتعلقة بالموضوع، وكذلك مقاييس الأداء المرصودة والرسوم البيانية والجداول والإحصاءات .
- ملخص التقرير الإداري في هذه المرحلة من إعداد التقرير الإداري، يتم إغلاقه وتوضيح جميع النتائج التي تم التوصل إليها، والتي تعتمد على المعلومات الواردة في جميع جوانب الوثيقة.
أهمية التقارير
تكمن أهمية التقارير الإدارية في عدة أمور منها
- يعتبر التقرير الإداري من أهم وسائل الحفاظ على العلاقات العامة داخل الشركة أو المؤسسة.
- يساهم في تحديد ما يساعد في التنبؤ بالاتجاهات.
- يعمل تقرير الإدارة على تحقيق جميع الأهداف العامة من خلال التقييم المستمر في الأوقات المناسبة.
- تعد التقارير الإدارية إحدى الأدوات الوظيفية المهيمنة التي تعتمد عليها الإدارة.
- ترضي هذه التقارير كل من أطراف العمل الخارجية أو الداخلية.
- من خلال تقارير الإدارة، يتم إجراء مقارنة بين كل من الأهداف المخططة والفعلية، ويتم اتخاذ الإجراءات اللازمة.
- يستلزم إعداد التقارير الإدارية إدارة الشركات أو المؤسسات بدرجة عالية من الكفاءة والإدارة الصارمة.
وبذلك توصلنا إلى خاتمة مقالتنا في المتجر والتي عرضنا فيها كلا من تعريف التقرير الإداري وأنواعه وعناصره وأهميته، فهو من أنواع التقارير التي يتم الاعتماد عليها في الشركات والمؤسسات. لتوضيح سير العمل والتواصل بين الرؤساء والمرؤوسين.