قد يبدو حفظ مصنف Excel كملف PDF عملية سهلة، لكنها في الواقع مربكة بعض الشيء ويبدو الملف النهائي مختلفًا عن الطريقة التي تريد تقديمها.
غالبًا لا نتعامل مع جداول البيانات في Excel كمستندات ذات حدود وصفحات وهوامش، ولكن عندما يتعلق الأمر بتحويل هذه الملفات إلى مستندات PDF يمكن قراءتها أو طباعتها أو توزيعها على الآخرين، فهناك العديد من المعايير التي يجب أن تأخذها في الاعتبار، حيث يجب أن يكون الملف قادرًا. يمكن قراءته بدون أعمدة عشوائية على صفحات أخرى أو أحجام خلايا صغيرة جدًا بحيث لا يمكن قراءتها.
إذن هذه هي الخطوات الصحيحة حول كيفية حفظ مصنف Excel كملف PDF قابل للقراءة مع الحفاظ على عرض البيانات في المركز الأصلي.
الخطوة الأولى: جهز الصفحة
انتقل إلى علامة التبويب إعداد الصفحة وستظهر لك عدة خيارات في هذا القسم، بما في ذلك:
الهوامش: حجم المسافة البيضاء بين حافة المستند والخلية الأولى
الاتجاه: ما إذا كنت تريد أن يكون الملف النهائي في الوضع الأفقي أو الرأسي
الحجم: حجم صفحة الوثيقة النهائية
تعمل هذه الخيارات في الغالب بنفس الطريقة التي تعمل بها في مستند Word، لذا قم بتعيينها بناءً على الطريقة التي تريد أن يظهر بها ملف PDF النهائي.
لاحظ أن معظم جداول بيانات Excel يمكن قراءتها بشكل أفقي أكثر من كونها رأسية، إلا إذا كان المستند يحتوي على عدد قليل جدًا من الأعمدة.
غالبًا ما تحتوي الأوراق المحفوظة في الوضع الرأسي على أعمدة خارج منطقة الطباعة النهائية، مما قد يجعل التنقل وقراءة المستند أمرًا صعبًا.
الخطوة الثانية: تحديد منطقة الطباعة والملاءمة
بعد ذلك، تحتاج إلى تحديد المنطقة المراد تحويلها إلى PDF، وكذلك تحديد عدد الصفوف والأعمدة في كل صفحة.
1- لتحديد المنطقة، استخدم النقر والسحب لتحديد كل الخلايا التي تريدها في المستند.
2- بعد ذلك، انتقل إلى تخطيط الصفحة> منطقة الطباعة> تعيين منطقة الطباعة.
3- سيؤدي ذلك إلى إنشاء خط رمادي رفيع حول المنطقة التي ستتم طباعتها بالكامل.
4- عند إنشاء ملف PDF الخاص بك، لن يتم تضمين أي شيء خارج هذه المنطقة.
على غرار Microsoft Word، يمكنك أيضًا إنشاء فواصل صفحات لتقسيم جداول مختلفة. يمكن أن تكون فواصل الصفحات أفقية ورأسية.
1- انتقل إلى الخلية حيث تريد وضع فاصل صفحة، وانقر فوق علامة التبويب “تخطيط الصفحة”، وحدد إعداد الصفحة> فواصل> إدراج فاصل صفحة.
2- هناك شيء مهم آخر يجب القيام به وهو تحديد خيار Scale to Fit، حيث سترى ثلاثة خيارات هي العرض والارتفاع وتغيير الحجم.
تسمح لك خيارات العرض والطول بتعيين عدد الصفحات التي ستظهر عليها صفوف أو أعمدة الجدول. على سبيل المثال، إذا كان لديك عدد كبير من الصفوف، وعدد قليل من الأعمدة فقط، فإن تعيين العرض على صفحة واحدة يعد أمرًا مثاليًا. بالنسبة لتغيير الحجم، فإنه يحدد الحجم الكلي لمنطقة الطباعة بأكملها.
الخطوة الثالثة
القائمة الأخيرة التي يجب الانتباه إليها هي خيارات الورقة، وهي تحتوي على الإعدادات التي تؤثر على مظهر الورقة المطبوعة النهائية.
للوصول إلى خيارات الورقة الكاملة، انتقل إلى تخطيط الصفحة ومن علامة التبويب خيارات الورقة، انقر فوق السهم الصغير في الزاوية السفلية.
فيما يلي نظرة عامة على التخصيصات المختلفة التي يمكنك إجراؤها في هذه القائمة:
عناوين الطباعة: يمكنك تجميد صفوف وأعمدة معينة من الورقة في مكانها بحيث تظهر في كل صفحة.
خطوط الشبكة: يسمح لك هذا بتعيين ما إذا كنت تريد إظهار خطوط الشبكة أم لا، وهي الخطوط بين الخلايا التي تظهر عندما لا يوجد حد مرسوم عليها.
رؤوس الصفوف والأعمدة: هذا يسمح لك عناوين العرض، والتي يتم إصلاحها العلامات الأبجدية A، B، C، ورقمية 1،2،3 على محور س والمحور الصادي من جداول البيانات إكسل.
في هذه القائمة، يمكنك الانتقال إلى شاشة “معاينة الطباعة”، حيث يمكنك الحصول على لمحة عن المستند النهائي، أو يمكنك القيام بذلك عن طريق الضغط على Ctrl + P على لوحة المفاتيح.
الخطوة الأخيرة: احفظ أو اطبع كملف PDF
مع تنسيق المستند الخاص بك بشكل صحيح وإعداده بالكامل، هناك طريقتان يمكنك من خلالهما إنشاء ملف PDF.
1- لحفظ الملف بتنسيق PDF في Excel، انتقل إلى File، ثم Save As، واختر الموقع المراد حفظه، ثم اختر اسم الملف ومن القائمة المنسدلة حدد ملف PDF.
2- يمكنك أيضًا الانتقال إلى ملف> تصدير> انقر فوق إنشاء XPS / PDF.
من هنا سيكون لديك خيارات إضافية للتحكم في الملف وتحديد حجمه وجودته النهائية. لتحديد المنطقة التي تريد حفظها أو طباعتها، اضغط على خيارات قبل حفظ الملف، وسيظهر ما يلي:
التحديد: في حال كنت تريد حفظ أو طباعة الخلايا الحالية التي حددتها
الأوراق النشطة: إذا كنت تريد حفظ أو طباعة الورقة الحالية التي تعمل عليها
المصنف بأكمله: يحفظ كل المصنفات في الملف الحالي الذي تعمل عليه
الجدول: جدول محدد قمت بإنشائه في Excel.
يمكنك أيضًا اختيار تجاهل منطقة الطباعة التي قمت بتعيينها تمامًا.
بهذا، تكون قد انتهيت بنجاح من إعداد ملف Excel وحفظه كملف PDF، مع العلم أن Microsoft لديها طابعة PDF مدمجة تسمى Microsoft Print to PDF، والتي يمكنك تحديدها من القائمة المنسدلة للطباعة.
للحصول على تفسيرات دورية