ما هي مهام المساعد الإداري؟ المساعد الإداري هو الوسيط بين المدير والعميل، وهو مسؤول عن استقبال الرسائل وتوجيه المكالمات والاجتماعات والاستفسارات بالطرق المناسبة، وتقديم خدمة الدعم الأساسي، وتنظيم المهام الإدارية وترتيبها.
مهام المساعد الإداري
وهم على النحو التالي:
- استقبال وتحويل الرسائل والمكالمات الهاتفية.
- معالجة الطلبات والاستفسارات بالشكل المناسب.
- إدارة الملاحظات وتنظيم الاجتماعات والمواعيد.
- ترتيب وإتمام عملية الحجز.
- متابعة احتياجات المكتب وتقديم الطلبات بانتظام.
- قم بإعداد التقرير اليومي والعروض التقديمية والملخصات.
- ترتيب وصيانة نظام المكاتب.
المهارات المطلوبة لوظيفة مساعد إداري
- فهم نظام إدارة المكاتب والمتطلبات الإدارية.
- جيد في التعامل مع كل شيء.
- القدرة على كتابة التقارير بانتظام.
- يبرع في المهارات الإدارية والالتزام بالمواعيد وجدولة المهام.
- الالتزام بقوانين وقواعد العمل.
متطلبات وظائف مساعد إداري
- حاصل على شهادة الثانوية العامة أو الدرجة الجامعية “بكالوريوس”.
- مطلوب خبرة في مجال مساعد إداري.
واجبات المساعد الإداري
عادة لا تكون واجبات المساعد الإداري مهام السكرتير فحسب، بل تتعامل أيضًا مع الخدمات اللوجستية للمكتب، مثل طلب المعدات والبريد والأوراق داخل وخارج المرافق وتنظيم الوقت بين الموظفين، وفي كثير من الحالات الإدارية يصبح المساعدون مصدر المعلومات للجمهور، وبالتالي يعملون أحيانًا نيابة عن الشركة.
يشرف بعض كبار المساعدين أيضًا على المبتدئين أو السكرتارية، وفي هذه الحالة، قد يحتاج المساعدون الإداريون إلى إجراء تقارير أداء أو عروض تقديمية منتظمة، حيث يساعدون أيضًا في الدورات التدريبية للموظفين، خاصة عندما يتولون مناصب إدارية، ويحتاج المساعدون الإداريون أيضًا إلى بعض الإجراءات العملية. المعرفة، كطريقة استخدام المعدات المكتبية المختلفة.
مهام ووظائف المساعدين الإداريين
بشكل عام، في جميع الصناعات، يكون أي مساعد إداري مسؤولاً عن أداء واجبات الكتابة، وقد يكون البعض أكثر احترافًا من غيره، مثل الصناعة القانونية، حيث أن معظم واجبات المساعدين الإداريين تدور حول إدارة وتوزيع المعلومات الداخلية في المكتب، على سبيل المثال هذا ينطبق أيضًا على إدارة الوظائف المساعدة في الجامعات السعودية.
تشمل واجبات المساعد الإداري عادةً الرد على المكالمات الهاتفية وتدوين الملاحظات والحفاظ على المستندات. قد يكون المساعد الإداري مسؤولاً أيضًا عن إرسال واستقبال الرسائل وتحية العملاء. مهام المساعد الإداري هي كما يلي:
إمساك الدفاتر
- في بعض المكاتب، قد تكون هناك حاجة لمساعدين إداريين لتتبع وتسجيل النفقات.
- قد تنتج المهام من إنشاء جداول البيانات إلى الإبلاغ عن النفقات لمديري المكاتب.
- لذلك قد يُطلب من بعض المساعدين الإداريين أن يكونوا على دراية بإجراءات المحاسبة المكتبية، مثل Microsoft Excel.
التخطيط والترتيب
- قد تكون أنشطة التخطيط واجتماعات مجلس الإدارة وترتيب غداء العمل من مسؤولية المساعد الإداري.
- يجب القيام بذلك عن طريق فحص أسعار الموردين أو السؤال عن عدد المشاركين في الاجتماع أو الغداء.
- قد يكون لديه أيضًا مسؤوليات أخرى مثل تحديد المواعيد وإعداد مواد التوريد.
مرجع
- يساهم المساعدون الإداريون وأعضاء المكتب الآخرون في توفير المستندات وتخزين الملفات وإدارتها وتنظيمها.
- قد يحتاج المساعد إلى كتابة المستندات وكتابتها وتعديلها، وقد يحتاج بعض المساعدين أيضًا إلى تحديد محاضر الاجتماع أو تسجيلها.
مهام المساعدين الإداريين بالمدرسة
- المساعد الذي يتولى شؤون المدرسة المعروف أيضًا باسم السكرتير مسؤول عن جميع الأعمال الورقية في مكتب المدرسة.
- كما يقرأ رسائل البريد على الإنترنت ويرد عليها، وكذلك يتراسل مع أولياء الأمور والطلاب وجميع العاملين بالمدرسة والمعلمين وغيرهم.
- يسجل المساعد الإداري للمدرسة حضور الطلاب، ويجد حلولاً لمشاكل الطالب أو المعلم، ويخطر مسؤول المدرسة.
يمكنك إثراء معرفتك والتعرف على:
لوجستيات المكتب
من أهم واجبات المساعد الإداري ليس فقط أعمال السكرتارية، بل تشمل أيضًا جميع المعاملات الخاصة المتعلقة بكافة الشؤون اللوجستية للمكتب، مثل طلب جميع المعدات والبريد والمستندات، ويجب استخدام هذه المستندات في الداخل و خارج جميع المرافق، ويتم تنسيقه بشكل منتظم.
غالبًا ما يكون المساعد الإداري من أهم مصادر المعلومات للجميع، وغالبًا ما يعمل نيابة عن الشركة، بينما يشرف المساعد الأول على جميع المساعدين المبتدئين أو السكرتارية، وفي هذه الحالة يحتاج المساعد الإداري إلى تقديم العديد من تقارير الأداء .
مراقبة تقدم المشروع
وهي من الأدوار التي تلعب العديد من المهارات الخاصة، وأيضًا الدور الذي يوفر العديد من التفاصيل، ويمكنهم دائمًا التعامل مع العديد من الأشخاص وإتمام العديد من المهام في وقت واحد، ومعظمهم مسئولون عن جداول مختلفة، كما أنهم يخضعون للإشراف من خلال مساعدين إداريين يراقبون العديد من المشاريع في نفس الوقت.
يجب على المساعدين الإداريين أن يتعاونوا بشكل جيد مع الجميع، لأن هذه الوظيفة تتطلب الكثير من التفاعل مع أصحاب المكاتب وجميع العملاء، ويمكن للمساعد الإداري حل المهام المباشرة طويلة المدى والتي تعد جزءًا مهمًا من عملهم.
المساعد الإداري مسؤول عن جميع الأوراق المهمة التي تحتاج إلى تعديل، بالإضافة إلى البريد الإلكتروني وأوراق المكتب، والمستندات الأخرى التي يجب نقلها باستمرار إلى الإدارة العليا.
الإشراف على العمل
- يمتلك المساعدون الإداريون الكثير من المجالات المهنية بما في ذلك أقسام محددة داخل المنظمة، تمامًا مثل الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات، على الرغم من أن هذا أكثر شيوعًا في المؤسسات الكبيرة.
مهارات تنظيمية ممتازة
- يلعب المساعد الإداري المحترف دورًا حيويًا في إدارة العديد من الشركات. على الرغم من أن واجبات المساعد الإداري المحترف هي نفسها واجبات المساعدين الإداريين الآخرين، إلا أنه يتمتع بخبرة سنوات عديدة ويعمل بشكل طبيعي مع جميع المديرين أو المديرين.
- يحتاج المساعد الإداري إلى قدرة عمل دائمة، وهو جيد في التوافق مع الآخرين لأنه يمتلك الكثير من المهارات التنظيمية الفائقة ولديه خبرة في أجهزة الكمبيوتر.
- كما يتضمن العديد من المسؤوليات المتعلقة بالمساعدة الإدارية المهنية، وإدارة الاتصال بين الشركة وجميع العملاء والموظفين.
جدول الاجتماعات
- يمكن للمساعدين الإداريين المحترفين أداء جميع المهام المتعلقة بجدول الاجتماع، ويمكنهم أيضًا إعداد جميع المواعيد والسجلات بمهارة فائقة وببراعة، ويمكنهم المساعدة في ترتيب جميع العمال الآخرين.
- يتحمل العديد من المساعدين الإداريين المحترفين مسؤولية توفير جميع الوجبات والخدمات الإضافية، بالإضافة إلى العديد من المهام الأخرى التي تساعد في تعيين وتدريب موظفين جدد.
- تقديم المساعدة المستمرة لجميع العملاء القادمين إلى المكتب، وصيانة جميع المستلزمات المكتبية، مما يعني إزالة مخزون اللوازم المكتبية والمفروشات.
- إنه أحد الأشياء التي نحتاجها دائمًا عند الاحتفاظ بجميع سجلات دفتر الأستاذ، وهناك حاجة دائمًا إلى مساعدين إداريين محترفين.
- أن يكون لديك مستوى عالٍ ومعرفة غنية بجميع المعدات التقنية في المكتب، وأن تكون قادرًا على إجراء الكثير من إصلاحات المعدات البسيطة.
اهم صفات السكرتير
يبحث كل مكتب عن الصفات المطلوبة لأعمال السكرتارية، ولكن هذه الصفات عادة ما تكون مختلفة، ومن بين سمات الشخصية والصفات العلمية الأخرى، فهي أيضًا من بين أهم هذه الخصائص:
- يجب أن يمتلك السكرتير العديد من الصفات الضرورية، بما في ذلك الصدق والأمانة، حيث إن هاتين السمتين من الخصائص الأساسية التي يجب امتلاكها من أجل الحفاظ على الخصوصية الوظيفية للمساعد الإداري.
- تلعب المهارة أيضًا دورًا كبيرًا في أي نجاح سيصل إليه المساعد بلا شك.
أصبح من السهل الآن معرفة ما هي مهام المساعد الإداري، وبالتالي ما هي الأعمال التي لديه ومن يمكنه الالتزام بها والعمل على تطويرها، وأصبح من الواضح أن الدور الذي يلعبه مهم للغاية لجميع الأطراف دون نزاع.