وضع البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات الشروط العامة لعقد المؤتمرات والفعاليات في المملكة. كما وضع شروط إصدار التراخيص اللازمة. في هذا الإطار نعرض شروط وإجراءات إصدار التراخيص لعقد مؤتمر أو منتدى على النحو الذي تحدده لوائح البرنامج الوطني.
شروط إصدار تراخيص عقد المؤتمرات 1- يتقدم منظم المؤتمر بطلب الموافقة المبدئية من البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات، حيث تكون الموافقة المبدئية أول شرط للحصول على الرخصة النهائية للمؤتمر ولا يحق للمنظم عقده. المؤتمر إلى ما بعد استكمال باقي الإجراءات التالية للحصول على هذه الموافقة.
2- لا يجوز تغيير المعلومات الأساسية المتعلقة باسم المؤتمر ومكانه وتاريخه والموضوعات التي يناقشها والمقدمة في طلب الموافقة المبدئية بالمعلومات الواردة في طلب الحصول على ترخيص المؤتمر. .
3- يجب على منظم المؤتمر تقديم سداد الرسوم المقررة من قبل اللجنة الإشرافية للبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات المتعلقة بإصدار التراخيص.
4- إذا كان المؤتمر خاصاً بجهة حكومية فيحال إليه للنظر في جدوى عقد هذا المؤتمر.
5- يحق للبرنامج الوطني رفض منح التراخيص اللازمة لأحد المؤتمرات لأسباب تتعلق بالموضوعات التي يناقشها المؤتمر أو تعارضها مع المؤتمرات والفعاليات الأخرى التي تعقد في المملكة أو جدول المؤتمر. أو خطة تنفيذها، أو بسبب أي تعليمات صادرة عن إحدى الجهات المختصة.
6- يحق للمنظم أن يتقاضى رسومًا خاصة لحضور المؤتمر، لكن التنسيق مع البرنامج الوطني يجب أن يتم قبل ثلاثة أشهر على الأقل من انعقاد المؤتمر.
إجراءات الموافقة المبدئية للمؤتمر 1- يجب على المنظمة المنظمة للمؤتمر تقديم طلب للحصول على موافقة مبدئية لعقد المؤتمر قبل مائة وثمانين يومًا على الأقل من الوقت المحدد للاجتماع، وهو ما يعادل ثلاثة أشهر، وهذا هو يتم ذلك من خلال البوابة الإلكترونية للبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات.
2- عند دخول البوابة لأول مرة يقوم المنظم بتسجيل وفتح حساب خاص وتحديث البيانات ثم يبدأ خطوات الحصول على الموافقة المبدئية. يتم اختيار تقديم طلب الترخيص، ويختار المنظم بين مؤتمر أو ندوة أو منتدى أو منتدى، ثم يضغط على تقديم طلب الموافقة المبدئية، ويبدأ في ملء النموذج الإلكتروني.
3- يتم إرفاق بعض المستندات المهمة بهذا النموذج الإلكتروني ويجب أن تكون موجودة. هذه الوثائق هي
نسخة من خطاب تأكيد الحجز المبدئي الخاص بمكان المؤتمر. – جدول عمل مفصل لأنشطة المؤتمر يتضمن (أهداف المؤتمر، الموضوعات العامة التي يناقشها، المجموعات التي من المفترض أن تحضر المؤتمر، العدد المستهدف من الحضور خلال هذا المؤتمر من داخل المملكة وخارجها. وشعار المؤتمر والميزانية التفصيلية للمؤتمر والهيكل التنفيذي للمؤتمر متضمنة أسماء كبار مديري المؤتمر.
4- في حالة استيفاء جميع المتطلبات الأساسية للحصول على الموافقة المبدئية، يرسل البرنامج الوطني خطابًا يؤكد استلامه للطلب.
5- يستغرق الرد على المنظم 5 أيام عمل، وتكون نتيجة الرد إما قبول أو رفض أو قبول بشروط، وأيام العمل هي الأيام دون احتساب أيام العطل الرسمية أو الإجازات.
6- يجب على المنظم دفع الرسوم المقررة لخدمة الموافقة المبدئية في حالة الموافقة على الطلب المقدم للبرنامج.
7- يصدر البرنامج الوطني الموافقة المبدئية ويخطر المنظم إلكترونيًا بهذه الموافقة.
إجراءات الحصول على الترخيص النهائي للمؤتمر 1- يجب على المنظم إعادة الدخول إلى البوابة الإلكترونية للبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات والتقدم بطلب للحصول على الترخيص النهائي لعقد المؤتمرات قبل 90 يومًا على الأقل من انعقادها.
2- يتم ذلك من خلال البوابة الإلكترونية للبرنامج واختيار تقديم طلب ترخيص مؤتمر أو منتدى أو منتدى أو ندوة، ثم اختيار طلب الترخيص النهائي، ثم تعبئة النموذج المرفق إلكترونيًا.
3- في حالة تقديم جميع متطلبات التقديم، يقوم البرنامج بإخطار المنظم إلكترونيًا وتأكيد استلام الطلب.
4- يقوم البرنامج الوطني من جهته بدراسة الطلب مع الجهات المختصة وتقديم رد للجهة المنظمة خلال 30 يوماً من تقديم الطلب إما بالقبول أو الرفض أو القبول بشروط.
5- في حالة الموافقة يقوم البرنامج بإصدار شهادة الترخيص النهائية للمؤتمر وتسليمها للمنظم إلكترونيًا.
6- كما يعطي البرنامج للجهات المختصة نسخة من هذا الترخيص للإشراف على انعقاد المؤتمر ورصد أي مخالفات تحدث أثناء التنظيم.